Przy zakładaniu własnej firmy często pojawiają się wątpliwości odnośnie tego, jakie są wymogi i przepisy prawne regulujące posiadanie pieczątki firmowej. Kwestia jej wyrobienia pojawia się już w momencie zakładania firmowego konta bankowego - właśnie wtedy możemy po raz pierwszy spotkać się z żądaniem opieczętowania dokumentów. W polskim prawie posiadanie pieczątki firmowej nie jest oficjalnie wymagane, jednak warto wiedzieć o tym, że jeśli zdecydujemy się na jej wyrobienie, będziemy musieli wziąć pod uwagę kilka aktów normatywnych.
Problemy ze zrozumieniem prawa
W polskim prawie nie znajduje się żaden zapis wymagający używania pieczątki firmowej. Niegdyś w przepisie o statystyce publicznej wskazywano, że pieczątka powinna posiadać numer identyfikacji REGON, jednak po nowelizacji artykuł zniknął z prawa. Dlatego tak trudno określić dzisiaj, co powinny zawierać pieczątki.
Inaczej jednak kwestia ta wygląda w praktyce.
Przedsiębiorcy z wieloletnim doświadczeniem nie raz spotykają się z oporem urzędników, którzy nie chcą przyjąć danego pisma z powodu wątpliwości dotyczących jego autentyczności, tj. z powodu braku pieczątki firmowej. Pomimo tego, że pieczątkę może wyrobić każdy bez większych problemów, organy administracji publicznej bywają niewzruszone w swoich oczekiwaniach.
Procedury Urzędu Skarbowego i banków często sprawiają, że wyrobienie pieczątki jest jednak konieczne. Jeśli zdarzy się sytuacja, że zostaniemy poproszeni
o pieczęć, której nie posiadamy, możemy zawsze napisać stosowne oświadczenie, które powinno rozwiązać nasz problem. Często w miejscu "Podpis i pieczęć" wystarczy złożyć podpis i notkę "brak pieczątki firmowej", by urzędnik nie stwarzał dalszych problemów.
Warto w tym miejscu przytoczyć wypowiedź sekretarza stanu w Ministerstwie Finansów z dnia 29 kwietnia 2010 roku na zapytanie w sprawie zasadności stosowania pieczątek w Polsce:
"W pierwszej kolejności podkreślenia wymaga, że w polskim ustawodawstwie został nałożony obowiązek stosowania pieczęci wyłącznie w zakresie pieczęci urzędowych. (.) brak jest ogólnego przepisu nakładającego wprost na m.in. przedsiębiorców dokonujących określonych czynności w relacjach z organami administracji publicznej, w tym
w szczególności z organami podatkowymi, obowiązek posiadania i posługiwania się pieczątkami firmowymi przez podmioty uczestniczące w obrocie prawnym. O umieszczaniu pieczątek firmowych stanowią natomiast niektóre akty normatywne określające wzory dokumentów, druków i formularzy składanych organom administracji publicznej. (.) Podkreślić jednakże trzeba, że brak opatrzenia konkretnego druku (formularza) składanego w wersji papierowej pieczątką firmową nie powoduje negatywnych skutków
dla składającego druk (formularz). Ustawodawca nie ustanowił również przepisów nakładających na przedsiębiorców obowiązek zamieszczania pieczątek na fakturach."*
Co ciekawe, w obrocie gospodarczym można spotkać się z dokumentami, formularzami i innymi różnymi drukami, które zawierają rubryki przeznaczone właśnie na pieczątki firmowe, są to m.in.:
- deklaracje dotyczące podatku w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych;
- deklaracje podatkowe obowiązujące w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych;
- informacje o przychodach wypłaconych;
- deklaracje podatkowe dla podatku akcyzowego;
- deklaracje na podatek od środków transportu;
- wnioski kierowane do GUS-u;
- wnioski do organów Inspekcji Sanitarnej oraz inne.
Niemniej jednak żaden organ nie ma prawa odrzucić naszego dokumentu ze względu na brak pieczątki firmowej, jednak w praktyce często możemy zostać odesłani z tzw. "kwitkiem". Niektóre z banków czy firm ubezpieczeniowych mają własne wymogi dotyczące potwierdzania ważności dokumentów określone
w regulaminach - warto zapoznać się z nimi już wcześniej.
UWAGA - od lipca 2019 roku w życie weszła nowelizacja 170 aktów prawnych, z których zniknie zapis o pieczątce firmowej czy imiennej. Wprowadza się inną formę potwierdzania tożsamości, z naciskiem na elektronizację usług administracyjnych. Pomimo tego, mamy wybór czy chcemy używać pieczątki, czy w inny sposób umieścić dane identyfikacyjne. Przeczytaj więcej o nowych przepisach dotyczących pieczątek firmowych.
W ramach przypomnienia warto powiedzieć, że osoby wykonujące określone zawody muszą posługiwać się odpowiednią pieczątką. Te wymagania nakłada na nie na ogół Ministerstwo Zdrowia czy Ministerstwo Transportu. Nawet według nowych zasad, pieczątki nie zostaną zniesione w urzędach, organach administracji publicznej oraz w podmiotach wykonujących zadania z jej zakresu.
Specjaliści, którzy według przepisów powinni posługiwać się pieczątką:
- Lekarz Weterynarii;
- Lekarz (różne specjalizacje);
- Instruktor i wykładowca nauki jazdy;
- Diagnosta laboratoryjny;
- Pielęgniarka/Położna oraz inni.
Informacje odnośnie wymaganych wzorów danych pieczęci znajdziecie na naszym blogu.
Dane (nie)wymagane na pieczątce
Jak już wiemy, polskie prawo nie ingeruje w kwestię posiadania pieczątki, jeśli jednak zdecydujemy się na jej wyrobienie, musimy wziąć pod uwagę kilka faktów. Według przepisów przedsiębiorca jest zobowiązany w obrocie gospodarczym do podawania pewnego zakresu informacji i danych. Za brak ich naniesienia grozi grzywna
w wysokości do 5 tysięcy złotych.
Pomimo tego, iż nie musimy umieszczać konkretnych danych na pieczątce, by dokument był ważny, będziemy musieli zawrzeć je w innej formie. Z tego powodu jeśli rozważamy zamówienie pieczątki przez Internet, lepiej umieścić na niej wszystkie potrzebne informacje, by oszczędzić sobie później czasu i nie wywoływać konfliktów z urzędnikami.
Jak przygotować pieczątki? Poniżej przypominamy, co najczęściej umieszcza się na stemplu w zależności od formy prowadzonej działalności:
Uniwersalne dane (osoba fizyczna):
- nazwa firmy;
- imię i nazwisko ;
- dane adresowe siedziby;
- numer NIP.
Spółka Prawa handlowego:
- nazwa spółki;
- dane adresowe siedziby;
- numer NIP;
- oznaczenie sądu rejonowego;
- wysokość kapitału zakładowego (spółki z o. o. i spółki akcyjne);
- wysokość kapitału wpłaconego (spółki akcyjne).
Zachęcamy do obejrzenia najciekawszych wzorów pieczątek, które mogą stać się inspiracją przy zamawianiu własnego stempla - Najciekawsze wzory pieczątek firmowych.
Kilka słów o potrzebnych danych
Jeśli zastanawiamy się nad tym, czy wyłamać się ze schematu i zawrzeć inne dane, powinniśmy znać uzasadnienie, dlaczego większość przedsiębiorców stosuje się do powyższych zaleceń.Nazwa firmy / nazwa spółki
Firmą osoby prowadzącej jednoosobową działalność gospodarczą jest jej imię i nazwisko, dlatego powinno ono znaleźć się na pieczątce firmowej. Jeśli przedsiębiorca we wniosku rejestracyjnym CEIDG-1 zgłosił dodatkową nazwę lub pseudonim, również powinny pojawić się na pieczątce. Jest to uzasadnione art. 432 1 ustawy Kodeksu cywilnego, który mówi o tym, że przedsiębiorca działa pod firmą.
Artykuł 431 1 ustawy Kodeksu cywilnego stanowi natomiast, że firmą osoby prawnej jest jej nazwa. Z tego powodu spółki handlowe powinny podać na pieczątce firmowej pełną nazwę, choć często ze względu na lepszą czytelność korzysta się z nazwy skróconej, która powinna być podana wcześniej w trakcie rejestracji spółki.
Adres siedziby
Jeśli zdecydujemy się na umieszczenie adresu siedziby, powinien być on zgodny z tym, który został podany we wniosku CEIDG-1. Jeśli prowadzimy działalność jednoosobową bez wskazania siedziby, należy podać adres zamieszkania. Zawarcie tych danych, pomimo tego, że nie jest wymagane, może ułatwić rozpoznanie danego przedsiębiorstwa, gdyż w kraju równie dobrze może funkcjonować kilka firm o takim samym lub podobnym brzmieniu.
Warto tutaj pamiętać o artykule 433 Kodeksu cywilnego, który mówi o tym, że firma danego przedsiębiorcy powinna na tyle odróżniać się od innego podmiotu działającego na tym samym rynku, by nie wprowadzić w błąd odnośnie co do miejsca działalności, jej przedmiotu czy źródeł zaopatrzenia.
Numer NIP
Niegdyś poza Numerem Identyfikacji Podatkowej posługiwało się również numerem REGON. Dzisiaj zaleca się wyłącznie używanie NIP-u, który jest wymagany do potwierdzenia autentyczności dokumentów przez ustawę o swobodzie działalności gospodarczej, artykuł 16.
Pieczątka firmowa ułatwia życie
Aktualne polskie przepisy nie wymagają od przedsiębiorcy posługiwania się pieczątką firmową, jednak jest to świetny sposób na oszczędność czasu i wygodę. W końcu dokumenty i tak muszą zawierać niektóre podstawowe dane, a stempel może być ich doskonałym nośnikiem. Jeśli zadajecie sobie pytanie "wyrobienie pieczątki co potrzebne?" to tak naprawdę nie ma tutaj żadnych regulacji prawnych. W przypadku pieczęci urzędowych może być konieczne potwierdzenie swojej tożsamości, by uniknąć problemów ze strony prawa. Zwykłe pieczątki firmowe mogą być zamówione przez każdą pełnoletnią osobę.
By dowiedzieć się więcej o zaletach posiadania pieczątki firmowej odsyłamy do tekstu - Zalety posiadania pieczątki firmowej.
Jak myślicie, posiadanie stempla firmowego powinno być obowiązkowe czy nadal pozostawać kwestią wyboru przedsiębiorcy?
Źródła:
http://doradcapodatkowyonline.eu/pl/blog/pieczatka-wymog-czy-fanaberia-urzednikow
http://orka2.sejm.gov.pl/IZ6.nsf/main/17FF63A7
Data aktualizacji: 16.09.2019
