Nowelizacje przepisów dla przedsiębiorców dotkną również pieczątek firmowych, których rola będzie zmieniała się już w nadchodzącym roku. Jakie zmiany wejdą w życie od lipca 2019 roku i kiedy posiadanie stempla jest nie tylko uzasadnione, ale i wymagane?
Pieczątka firmowa – nieobowiązkowa, ale często wymagana
Posiadanie pieczątki firmowej nie jest regulowane przez przepisy. Dawniej w przepisie o statystyce publicznej wskazywano dane, które powinien zawierać stempel, jednak po nowelizacji został on zniesiony. W praktyce bywało jednak tak, że brak pieczątki firmowej uniemożliwiał sprawne kontakty z urzędnikami, którzy celowo przedłużali rozpatrywanie naszych spraw lub w skrajnych przypadkach odmawiali przyjęcie wniosku, przyznanie uprawienia czy załatwienia danej sprawy.
Przypomnijcie sobie wcześniejsze wymogi dotyczące pieczątki firmowej.
Wymagane były m.in.: pieczątka firmowa, pieczątka imienna, pieczątka nagłówkowa, pieczątka wnioskodawcy czy pieczątka pracodawcy. Każdy, kto miał do tej pory do czynienia z urzędami wie, że miejsce na pieczątkę znajdziemy na oświadczeniach, wnioskach, sprawozdaniach i innych dokumentach. Rząd przyjął jednak nowelizację aż 170 aktów prawnych, z których zniknie zapis dotyczący pieczątki firmowej, imiennej itp. Dzieje się tak dlatego, że zamiast nich wprowadzona będzie inna forma potwierdzenia tożsamości. W związku z rozwojem technologii, kładzie się nacisk na elektronizację procedur administracyjnych.
"Dajemy obywatelom wybór. W zależności od tego, co będzie dla nich wygodniejsze, będą mogli użyć pieczątki albo w inny sposób zamieścić dane ich identyfikujące. Elektronizacja procedur administracyjnych to jeden z elementów działań na rzecz sprawnego państwa. Chcemy zapewnić przyjazne sposoby kontaktu z urzędami, również drogą elektroniczną. Obowiązek używania pieczątek natomiast uniemożliwia elektronizację procedur administracyjnych" – podkreśla wiceminister przedsiębiorczości i technologii Mariusz Haładyj.
Bez pieczątki – co dalej?
Rekomendację MPiT przyjęła Rada Ministrów, która do lipca 2019 roku ma znieść wymagania dotyczące stosowania stempli przez przedsiębiorców oraz obywateli. Nie oznacza to jednak, że nie możemy nadal używać pieczątki firmowej w celach identyfikacji. Mamy jednak wybór i zamiast niej (lub dodatkowo) możemy wykorzystać podpis elektroniczny czy po prostu tradycyjny podpis złożony osobiście na dokumentach.
Co ciekawe, pieczątki nie zostaną zniesione w samych urzędach. Organy administracji publicznej lub podmioty, które wykonują zadania z jej zakresu muszą stosować pieczęcie urzędowe. Zmiany mają dotknąć tylko przedsiębiorców i obywateli, przyczyniając się do szybszego załatwiania spraw nawet bez wychodzenia z biura lub z domu.
Pieczątka firmowa – nie tylko do urzędów
Czy zatem pieczątka firmowa straci swoje znaczenie wśród przedsiębiorców? Z pewnością nie! Pomimo zmiany przepisów warto pamiętać o tym, że stosowanie pieczątki znacznie ułatwia wiele spraw będących firmową codziennością. To przede wszystkim oszczędność czasu, szczególnie jeśli wypełniamy wiele dokumentów – zamiast odręcznego podpisu, pracę przyspieszy pieczątka imienna. Stosując na co dzień stempel, podkreślimy także wiarygodność firmy – pomimo tego, że zmierzamy cały czas ku nowoczesności, stemple są postrzegane jako wiarygodne i budzące zaufanie.
Dobrze zaprojektowana pieczątka firmowa działa również jako reklama – tego nie zapewni nam ani elektroniczny ani tradycyjny podpis. Można ją wykorzystać nawet tworząc bożonarodzeniowe prezenty czy nietypowe wizytówki firmowe i inne oryginalne gadżety. Jeśli na bieżąco śledzisz nasz blog z pewnością wiesz, jak wiele funkcji może mieć zwykła z pozoru pieczątka. Przypomnij również sobie zalety posiadania firmowej pieczątki.
W drodze do nowoczesności
Pieczątka firmowa nie będzie już oczekiwana przez urzędników, jednak wciąż warto ją mieć, gdyż nowelizacja przepisów może trochę potrwać. Tak jak pisaliśmy wcześniej, ma ona również wiele dodatkowych funkcji, dlatego nie warto rezygnować z niej z powodu drobnych zmian w przepisach.
Co sądzicie o nadchodzących zmianach? Czy nadal będziecie używali pieczątek firmowych?
