Pisaliśmy już wcześniej o organizacji miejsca pracy biurowej, dlatego dziś podejdziemy do tematu z nieco innej perspektywy. Jesteście właścicielami biura i często macie wrażenie, że panuje w nim chaos, na bieżąco giną dokumenty, długopisy, a ilość sprzętu dosłownie nie zamyka się w szafkach? A może rozważacie założenie swojej działalności i nie jesteście pewni, co na początku jest potrzebne, a co można zakupić dopiero z biegiem czasu? Dowiedzcie się, jakie są rzeczy zbędne i niezbędne w każdym biurze i jak utrzymać porządek, który ma wiele zalet!
Dlaczego warto dbać o porządek w miejscu pracy
O utrzymywaniu porządku słyszymy od najmłodszych lat, dlatego dla wielu z nas jest to zmora, z którą bardziej walczymy niż wykorzystujemy ją na swoją korzyść. Porządek w miejscu pracy ma jednak wiele zalet, z których trudno zdać sobie sprawę, jeśli od zawsze żyjemy w bałaganie. Jeśli tak jak statystyczny pracownik gubicie co 20-sty dokument i szukacie go w sumie przez 6 tygodni rocznie*, najwyższa pora na zmiany.
Porządek w biurze ma wpływ na większą efektywność pracy, gdyż pracownik nie traci czasu na ciągłe poszukiwanie dokumentów i innych przedmiotów. Przy okazji nic nie rozprasza jego uwagi, którą może poświęcić na wykonanie przydzielonych mu zadań.Kolejną zaletą utrzymywania porządku w pracy jest lepsze zdrowie. Wielu z nas choruje na alergie, a brudne i zaniedbane środowisko wpływa na rozwój bakterii i zarazków oraz zwiększa uciążliwość alergenów.
Regularne czyszczenie i konserwacja sprzętów biurowych wpływa również na zmniejszenie ich awaryjności. Przy okazji dbamy o zwiększenie bezpieczeństwa ich użytkowania.
Czy wiedzieliście o tym, że porządek na biurku wpływa na opinię o danej osobie? 57% pracowników ocenia swoich kolegów na podstawie porządku na ich biurku*. Z badań dodatkowo wynika, że także szefowie oceniają negatywnie biurowych bałaganiarz, dyskwalifikując ich często w możliwości zdobycia awansu!
Nie jesteście nadal przekonani o ważkości porządku w miejscu pracy? Przypomnijcie sobie ostatni urlop, w czasie którego kolega dzwonił nie mogąc znaleźć ważnego dokumentu.
Wyposażenie nowego biura - lista niezbędnych rzeczy
Gdy znamy już najważniejsze wymagania odnośnie przestrzeni biurowej możemy zastanowić się, co będzie niezbędne w czasie wykonywania podstawowych obowiązków. Zakładanie własnej działalności i wynajmowanie lub kupowanie przestrzeni biurowej wiążę się z koniecznością zorganizowania wszystkich niezbędnych elementów. Sprawdźcie co będzie przydatne, a z czym można zaczekać.
Akcesoria do biura
Zaczynając od najmniejszych rzeczy, w biurze przydatne będą następujące akcesoria:
- pieczątka firmowa np. w formie długopisu z pieczątką;
- kilka segregatorów;
- teczki na dokumenty A4 lub A5;
- zszywacze, dziurkacze i spinacze do dokumentów;
- materiały piśmiennicze takie jak długopisy, ołówki, gumki do mazania, kolorowe mazaki;
- papier do drukarki;
- bloczki z karteczkami do notowania;
- koperty.
Oczywiście może okazać się, że w związku ze specyfiką prowadzonej działalności podstawowa lista będzie musiała zostać powiększona, jednak jest to podstawa do lepszej organizacji i utrzymania porządku w biurze.
Sprzęt do biura
Sprzęt do biura również zależy od jego charakteru. Istnieje jednak skrócona lista urządzeń, które zdecydowanie ułatwią wam pracę:
- drukarka;
- skaner (który zastąpił kserokopiarkę);
- komputery - ich ilość i parametry należy dobrać zależnie od profilu działalności firmy;
- telefon firmowy.
Przy wyborze odpowiedniego sprzętu nie kierujemy się wyłącznie ceną, ale spójrzmy na wszystko z szerszej perspektywy. Być może drukarka, na którą trzeba wydać teraz prawie dwukrotność tańszego modelu, będzie bardziej ekonomiczna w czasie eksploatacji? Podobnie z komputerami - jeśli planujemy zatrudnić specjalistów, słabszy sprzęt wydłuży ich czas pracy i zmniejszy produktywność. Jeśli nie jesteśmy pewni jaki sprzęt wybrać, by spełniał wszystkie wymogi, udajmy się do sklepu RTV/AGD i poprośmy sprzedawcę o zaprezentowanie najbardziej optymalnego rozwiązania.
Meble do biura
W każdym biurze musi znajdować się przynajmniej kilka mebli, które decydują nie tylko o jego ostatecznym wyglądzie, ale możliwości zachowania porządku w miejscu pracy. Niezbędne są:
- biurka i fotele (ilość odpowiednia do liczby zatrudnionych osób
- szafa na dokumenty;
- regały i szafki na niezbędne przedmioty;
- meble otwarte w przypadku eksponowania produktów;
- stolik i krzesła do części reprezentacyjnej.
Zarówno w przypadku małej, jak i dużej firmy, musimy zadbać o ergonomię w miejscu pracy. Biurka powinny być dostosowane do obowiązków pracownika oraz praktyczne - wysuwana półka na klawiaturę i szuflady czy szafki na drobne przedmioty są niezbędne. Decydując się na fotele biurowe postarajmy się o to, żeby były trwałe i wygodne, zapewniając odciążenie kręgosłupa w czasie wielogodzinnej pracy na komputerze.
Wygląd szafy na dokumenty czy regałów zależy już od nas, jednak w dobrym guście jest wybranie mebli z jednej kolekcji, które będą świadczyły o naszym profesjonalizmie. Zużyte, niekompletne czy mocno zróżnicowane w wyglądzie umeblowanie z pewnością wpłynie na odbiór naszej firmy przez klientów, kontrahentów oraz pracowników.
Kto odpowiada za porządek w miejscu pracy
Każdy pracownik ma obowiązek dbania o porządek i czystość w miejscu pracy, do którego można zaliczyć dbałość o stan urządzeń, narzędzi oraz porządku na biurku. Nie oznacza to jednak, że musi bezpośrednio sprzątać np. swoje biurko lub pomieszczenie, w którym pracuje! Zgodnie z art. 207 par. 1 kodeksu pracy, pracodawca jest odpowiedzialny za stan higieny i bezpieczeństwa w biurze.
Pracownik nie musi zajmować się problemem czystości podłogi, kurzu, pełnego kubła na śmieci czy piętrzącego się sprzętu na parapecie. Powinien jednak brać czynny udział w segregacji dokumentów, chowania do szuflad niezbędnych rzeczy oraz utrzymywaniem ładu na swoim biurku. Zaniedbania w tym zakresie mogą być karane upomnieniem, rozwiązaniem umowy o pracę, a nawet w skrajnych przypadkach zwolnieniem dyscyplinarnym.
Szefowie firm często ustalają w regulaminie pracy zasady dotyczące dbałości o porządek, dlatego mogą zabronić spożywania posiłków przy biurku czy stawiania na nich ramek ze zdjęciami. Nie mogą jednak zmusić pracownika do czynności, które nie leżą w zakresie jego obowiązków związanych ze sprzątaniem takich jak: mycie podłogi, okien lub konserwacji skomplikowanego sprzętu biurowego. Wyjątkiem od tej reguły jest sytuacja, gdy brak szybkiej reakcji może narazić pracodawcę na szkody - np. gdy przypadkiem zostanie rozlany napój na podłogę, co może doprowadzić do poślizgnięcia.
Jak utrzymać porządek na swoim biurku
Nie lubimy sprzątać - nie ma co do czego żadnych wątpliwości. Kolejne badania przeprowadzane przez niezależne firmy mówią o tym, że aż 83% pracowników uważa, że pracodawca ma zadbać o czystość w miejscu pracy*. Biorąc pod uwagę przepisy prawne obowiązujące w Polsce, ankietowani mają w tym sporo racji, jednak co z przydzielonym im biurkiem? Bardzo niewielki procent z nas sprząta miejsce pracy przynajmniej raz do roku, a 23% z nas udaje się statystycznie raz w miesiącu przetrzeć swój komputer.
Utrzymanie porządku na swoim biurku nie musi być jednak trudne. Zacznijmy od uporządkowania wszystkich rzeczy według reguły - to z czego korzystamy najczęściej powinno być zawsze pod ręką. Jeśli potrzebujemy znacznej ilości rzeczy do pracy, spróbujmy podzielić je na takie, które:
- są ważne, często wykorzystywane
- ważne, rzadko wykorzystywane
- nieważne, często wykorzystywane
- nieważne, rzadko wykorzystywane
Dbając o porządek na swoim biurku warto stosować znaną i cenioną na całym świecie metodę 5S, która ma swoje japońskie korzenie. Polega ona na zastosowaniu się do 5 słów:
SEIRI (selekcja, porządek) - wykonujemy selekcję przedmiotów na zbędne i niezbędne, po czym eliminujemy pierwsze z nich.
SEITON (systematyka, organizacja) - określamy sposób i miejsce przechowywania przedmiotów, by mieć szybki dostęp do najpotrzebniejszych z nich.
SEISO (sprzątanie, czystość) - zajmujemy się sprzątaniem, by wyeliminować wszystkie zanieczyszczenia i sprawić, że nasze miejsce pracy będzie czyste.
SEIKETSU (schludność, standaryzacja) - określamy warunki, które należy spełnić, by zachować pozostałe 3S i łatwo znaleźć przyczynę nieprawidłowego funkcjonowania nowego systemu.
SHITSUKE (samodyscyplina, utrzymanie zasad) - ten krok można określić jako wykonywanie przez nas wszystkich określonych wcześniej standardów, bez potrzeby odgórnej kontroli.
Brzmi skomplikowanie? Wprowadzenie tego systemu pomaga w zarządzaniu pracą pracowników i zwiększeniem ich wydajności. Pomimo tego, że może to być trudne do przyjęcia, z czasem stanie się regułą panującą w twoim biurze.
Podsumowanie
Porządek w miejscu pracy ma nieocenione znaczenie w poprawie wydajności i organizacji wśród pracowników. Pomimo tego, że według polskich przepisów prawa za czystość odpowiada pracodawca, to ład na swoim biurku musi utrzymać każdy pracownik. Warto raz na jakiś czas zrobić przegląd rzeczy i wyeliminować wszystko, co jest nam niepotrzebne i tylko zagraca przestrzeń. Pamiętajcie o tym, że w miejsce zbędnych rzeczy możemy zamówić pieczątki firmowe, które ułatwią nam wykonywanie codziennych obowiązków.
Źródła:
http://mojafirma.infor.pl/personel/kultura-organizacji/307969,3,Po-co-dbac-o-porzadek-w-biurze-skoro-jest-sprzataczka.html
