Wykonywanie pracy przy biurku, na którym piętrzą się stosy dokumentów, kartek, długopisów i innych akcesoriów może być wyjątkowo męczące, a w dodatku stresujące. Z pewnością przekonał się o tym każdy, kto w poszukiwaniu zaświadczenia, faktury czy innego, ważnego dokumentu nerwowo przerzucał przez co najmniej kilkanaście minut stosy kartek papieru. Przyjazne, dobrze uporządkowane środowisko pracy sprzyja kreatywności i zwiększa efektywność oraz szybkość wykonywania obowiązków. Jeśli więc odnosząc te słowa do swojego stanowiska pracy stwierdzicie, że nie do końca jest ono idealne to czas na to, by nieco je uprzątnąć. W końcu czyste biurko to także lepszy start w nowy dzień pracy!
3 zasadnicze powody, dla których warto utrzymywać porządek na biurku:
Lepsza koncentracja. Biurkowy chaos działa jak wirus i potrafi skutecznie utrudnić logiczne myślenie. Z psychologicznego punktu widzenia, im więcej rzeczy znajduje się na biurku, tym trudniej jest skupić się na swoich obowiązkach. Robiąc porządek stworzysz umysłową przestrzeń, która pozwoli Ci zachować jasny umysł. Dzięki temu wykonywanie obowiązków będzie przebiegać szybciej i sprawniej.
Mniejszy poziom stresu. W miejscu pracy, gdzie wszystko znajduje się na swoim miejscu poczujesz spokój, a w sytuacji, gdy będziesz potrzebować danego dokumentu dużo szybciej go znajdziesz.
Poprawa wizerunku. To, co znajduje się wokół Ciebie odzwierciedla to, co dzieje się w Twojej głowie. Jeśli dbasz o porządek, będziesz postrzegany jako osoba konkretna, skupiona na wykonywaniu obowiązków zawodowych, cechująca się wysokim poziomem skuteczności. Bałagan natomiast rodzi podejrzenie, że masz problemy z organizacją.
Porządkowanie biurka krok po kroku
Jeśli Twoje stanowisko pracy wygląda tak, jakby właśnie przeszło przez niego tornado to czas na gruntowne zmiany! Stosując się do poniższych wskazówek szybko sprawisz, że twoje środowisko pracy stanie się przyjazne.
1. Wyczyść biurko oraz sprzęt elektroniczny znajdujący się na nim.
Zdejmij wszystkie rzeczy z blatu, opróżnij szuflady i półki. Przetrzyj szmatką blat, by pozbyć się kurzu, brudu i innych plam.
2. Uporządkuj dokumenty..
Te w wersji papierowej podziel na trzy grupy:
W osobnej szufladzie ułóż swoje rzeczy osobiste.
Ta sama zasada dotyczy dokumentów przechowywanych w formie elektronicznej. Wyczyść swój pulpit z ikon, z których nie korzystasz, zostaw tylko te, które są Ci faktycznie potrzebne. Dokumenty przenieś do folderów z odpowiednim opisem, te, które nie są Ci potrzebne usuń.
3. Zadbaj o ergonomię środowiska pracy. Wysokość i ustawienie zarówno biurka, monitora, jak i fotelu ma istotne znaczenie zarówno z punktu widzenia efektywności pracy, jak i Twojego zdrowia. O tym, jak zorganizować miejsce pracy biurowej zgodnie z zasadami ergonomii pisaliśmy tutaj.
4. Dodaj coś od siebie. Przyjmuje się, że na biurku pracownika nie powinno się znajdować zbyt wiele przedmiotów prywatnych. Nie oznacza to jednak, że nie można ich mieć w ogóle. Zdjęcie kogoś bliskiego, kwiatek w doniczce czy niewielki gadżet na szczęście nie utrudni wykonywania obowiązków, a sprawi, że przyjemniej się będzie pracowało.
5. Pamiętaj o tym, by utrzymywać porządek regularnie. Staraj się za każdym razem odkładać przedmioty na swoje miejsce, a nie gdzie popadnie. Możesz również w kalendarzu codziennych aktywności zaplanować szybką, np. 5-minutową przerwę, którą przeznaczysz na porządkowanie, która zapobiegnie narastaniu bałaganu.
Niezbędnik idealnego pracownika
Każdy szanujący się pracownik, który nie toleruje w swoim miejscu pracy bałaganu i chce sprawiać wrażenie dobrze zorganizowanego, powinien posiadać kilka niezbędnych przedmiotów, które ułatwią mu wykonywanie obowiązków.
W pracy biurowej przydadzą Ci się:
- długopisy/zakreślacze. Tak naprawdę nigdy nie wiadomo kiedy będą Ci potrzebne, dlatego warto je mieć przy sobie zawsze, zwłaszcza że nie wszystkie dokumenty wyślesz mailem czy uzupełnisz dane na komputerze.
- małe karteczki. Przydatne szczególnie wtedy, kiedy chcesz coś szybko zanotować. Dostępne są w wielu kolorach i kształtach, w zależności od naszych preferencji. notes. Niezbędny do zapisywania ważnych informacji czy danych kontaktowych.
- terminarz. Pozwoli Ci wyrobić sobie nawyk dobrej organizacji pracy. Dokonując w nich regularnych zapisów o terminach spotkań i innych pilnych sprawach do załatwienia zmniejszasz ryzyko, że o czymś zapomnisz.
- teczki i segregatory. Pomogą utrzymać porządek w dokumentach.
- przybornik biurowy. Znajdą się w nim zakreślacze, nożyczki, gumka do mazania, spinacze, pineski, mały zszywacz itp.
- pieczątka firmowa. Bardzo praktyczne narzędzie ułatwiające pracę i skracające czas potrzebny na uzupełnienie danych. To także najlepszy ze znanych sposobów na potwierdzenie rzetelności dokumentów. W zależności od tego jakiej potrzebujemy może to być automat standardowy, datownik czy pieczątka kieszonkowa.
- wizytownik. Idealne miejsce do przechowywania kartoników z kontaktami do ważnych osób z firmy, ale nie tylko. Nigdy nie wiesz z kim będziesz się musiał skontaktować: komu przesłać wiadomość email czy do kogo zatelefonować.
Dobra organizacja matką sukcesu
Odpowiednie przygotowanie swojego stanowiska pracy ma istotny wpływ na efektywność wykonywania zadań, a także pozytywnie wpływa na sposób postrzegania nas przez innych ludzi. W końcu każdy chce być postrzegany jako profesjonalista. Śmiało można więc rzec, że uporządkowane, dobrze zorganizowane biurko jest dobrym krokiem do zwiększenia produktywności i mniejszej ilości zmarnowanego czasu.
