Pieczęć urzędowa, czyli zawierająca godło Polski stanowi wiarygodne potwierdzenie tego, że dokument lub pismo zostało sporządzone przez wymienione podmioty. W praktyce może także stanowić środek zabezpieczający dokument przed otwarciem przez nieupoważnione osoby. Jak wyglądają pieczęcie urzędowe? Kto jest odpowiedzialny za ich odbiór? Najważniejsze informacje na ten temat znajdziecie poniżej.
Podstawowe dokumenty prawne
Spośród wszystkich aktów prawnych, dotyczących wykorzystywania pieczęci dwa mają znaczenie priorytetowe:
1. Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 7 grudnia 1955 roku w sprawie tablic i pieczęci urzędowych.
W dokumentach tych można znaleźć informacje na temat wyglądu, wymiaru, sposobu używania, zamawiania, a także postępowania w razie utraty, zniszczenia lub likwidacji pieczęci urzędowej.
Decyzją Prezydenta RP od 13 grudnia 1927 roku jedynym organem upoważnionym do wyrabiania pieczęci urzędowych jest Mennica Polska. Najważniejsze kryteria wyglądu pieczęci określa art. 16c. ust.1 ustawy ze stycznia 1980 roku.
Wymiary pieczęci urzędowych
We wskazanych wyżej dokumentach prawnych zostały również określone dokładne wymiary pieczęci urzędowych, w zależności od podmiotu, który będzie się nimi posługiwał.
Dopuszczalne jest użycie na pieczęci nazwy właściwej jednostki organizacyjnej w postaci skróconej. W przepisach nie została natomiast ściśle określona kolorystyka pieczęci. W związku z tym kolor jest dowolny, bynajmniej najczęściej stosowanym jest czerwony oraz niebieski.
Zasady umieszczania
Odcisk pieczęci urzędowej jest umieszczany na dokumentach, które wymagają tego ze względu na swoją ważność.
Zamawianie pieczęci
W Mennicy Państwowej pieczęć mogą zamówić upoważnione instytucje prawne, wymienione w art. 17, pkt 1 Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 7 grudnia 1955 roku: organy naczelne, Generalna Prokuratura, prezydia rad narodowych niższego stopnia, szkoły podstawowe, sądy państwowe, biura notarialne, komornicy sądowi, terenowe organy prokuratury oraz inne jednostki organizacyjne. Zamówienia dokonywane są na piśmie pośrednio lub bezpośrednio przez wskazanego pełnomocnika, zgodnie z zapisem zawartym w rozporządzeniu.
Podczas zamawiania pieczęci określić należy:
- treść napisu, kształt i wielkość pieczęci lub pieczątki
- liczbę rodzajów pieczęci lub pieczątek
- uzasadnienie zamówienia w stosunku do poszczególnych rodzajów
- źródło finansowania
Do odbioru pieczęci i pieczątek są uprawnieni pracownicy, którzy posiadają stałe, pisemne upoważnienie z podanym imieniem, nazwiskiem i numerem legitymacji pracowniczej. Innym rozwiązaniem jest wskazanie adresu, pod który dana pieczęć ma zostać dostarczona. Wydawanie kolejnych pieczęci i pieczątek następuje po zwrocie tych nieaktualnych lub zniszczonych.
Zasady przechowywania
Zgodnie z zapisem w rozporządzeniu pieczęcie urzędowe powinny być przechowywane w żelaznych szafkach lub kasetkach. W czasie wykonywania pracy mają one znajdować w miejscu dostępnym dla pracownika upoważnionego do ich używania, a po jej zakończeniu zabezpieczone w stosowny sposób, żeby uniemożliwić innym osobom korzystanie z nich.
Utrata lub zniszczenie pieczęci - co robić
W przypadku utraty lub zgubienia pieczęci należy o tym fakcie poinformować jednostkę przełożoną, Mennicę Państwową oraz właściwe organy policji lub prokuratury. Zawiadamiając o zdarzeniu należy wskazać okoliczności utraty pieczęci oraz osobę, która ją zgubiła.
Pieczęcie, które nie mogą być wykorzystywane z innych powodów, np. zużycia, uszkodzenia lub likwidacji jednostki organizacyjnej należy wysłać pocztą do Mennicy Państwowej wraz ze stosownym pismem.
Mennica ma obowiązek zniszczyć uszkodzone pieczęcie. Likwidacja następuje tutaj przez ich fizyczne zniszczenie, które uniemożliwi ich dalsze używanie. Po likwidacji sporządzany jest protokół, który należy przechowywać z pozostałą dokumentacją. Jego odpis otrzymuje jednostka organizacyjna, która przekazała pieczęć do zniszczenia.
Pieczęć urzędowa pod specjalnym nadzorem
Pieczęcie urzędowe są powszechnie wykorzystywane we wszelkiego typu instytucjach państwowych. Ich wyrobienie jest określone ścisłymi procedurami i dzięki temu stanowią one wiarygodny wskaźnik rzetelności dokumentu.
Nie ma natomiast ograniczeń co do wyboru kształtu oraz wymiaru pieczątek wykorzystywanych przez przedsiębiorców. Duży wybór modeli znajdziecie tutaj.
Źródło:
https://www.mennica.com.pl/,
http://isap.sejm.gov.pl/DetailsServlet?id=WDU19550470316,
http://isap.sejm.gov.pl/DetailsServlet?id=WDU20052352000
