Posiadanie pieczątki zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa w Polsce nie jest obowiązkowe. Wiele osób zakładających firmę zastanawia się jak to jest z tymi pieczątkami? W przypadku niektórych zawodów nie wyobrażamy sobie, aby ich przedstawiciele nie posługiwali się pieczątką w celu nadania wiarygodności wystawianym przez siebie dokumentom. Urzędnicy często twierdzą, że posiadanie pieczątki firmowej jest obowiązkiem, z drugiej jednak strony przepisy polskiego prawa nie nakazują przedsiębiorcą posiadania pieczątki. Jednak, jak pokazuje praktyka... większość firm pieczątkę posiada. Dlaczego tak się dzieje? Gdyż pieczątka firmowa w powszechnym rozumieniu jest przedmiotem, który potwierdza wagę dokumenty i nadaje mu wiarygodność.
Pieczątka a prawo polskie
Oto kilka faktów:
1. Nie istnieją żadne przepisy nakazujące przedsiębiorcom posiadanie pieczęci firmowej.
2. Zapisy w ustawach i rozporządzeniach wskazują jednak jednoznacznie, że nieliczni specjaliści mają obowiązek posiadania pieczątki. Do zawodów, w których posiadanie pieczęci firmowej jest obowiązkowe zalicza się:
- pracowników służby zdrowia: lekarzy specjalistów, położne, lekarzy weterynarii, diagnostów laboratoryjnych
- oraz zawody takie jak: instruktor jazdy, czy pracownicy jednostek administracyjnych typu urzędy, szkoły.
Prawo polskie jasno określa, że w naszym ustawodawstwie został nałożony obowiązek stosowania pieczęci wyłącznie w zakresie pieczęci urzędowych.
3. W żadnym z obowiązujących aktów prawnych nie ma ogólnego przepisu nakładającego wprost na przedsiębiorców dokonujących określonych czynności w relacjach z organami publicznymi obowiązek posiadania i posługiwania się pieczątkami firmowymi przez podmioty uczestniczące w obrocie prawnym. Warto jednak nadmienić, iż istnieją zapisy w aktach normatywnych o umieszczaniu pieczątek firmowych. Związane są one z dokładnym określeniem wzorów dokumentów, druków, formularzy składanych organom administracji publicznej. Brak nadrzędnych zapisów świadczy jednak o tym, że nie umieszczenie odcisku pieczętnego na konkretnym druku, czy formularzu składanego w wersji papierowej do jakiegoś urzędu nie może skutkować żadnymi restrykcjami dla osoby składającej dokument. W takim przypadku dla przedsiębiorców nie ma żadnych negatywnych skutków jeśli nie dokona on opieczętowania pieczątką firmową takiego druku.
4. Prawnicy zwracają też uwagę na to, że polski ustawodawca nie ustanowił przepisów nakładających na przedsiębiorców obowiązku zamieszczania pieczątek na fakturach, do czego w większości jesteśmy przecież przyzwyczajeni. Wymagania polskich urzędów względem przedsiębiorców tłumaczy się zwykle przyzwyczajeniem sprzed lat. Pieczątka bowiem od lat spełniała funkcję nadającą wiarygodności wszelkim pismom i dokumentom.
Przedsiębiorca nie musi mieć pieczątki
Zgodnie z powyższymi informacjami polski przedsiębiorca nie musi posiadać pieczątki firmowej. Trudno sobie to wyobrazić w przypadku większych firm z obiegiem dokumentów wewnętrznych i zewnętrznych, ale w przypadku firmy jednoosobowej?! Dlaczego nie. W przypadku, gdyby ktoś zdecydował się, że nie będzie wyrabiał pieczątki firmowej musi pamiętać o kilku rzeczach. Na przykład, że w miejscu na formularzach lub drukach gdzie widnieje informacja o pieczątce wystarczy podpisać się i dokonać także adnotacji "Brak pieczęci firmowej". Brak pieczątki na fakturze - zgodnie z polskim prawem wcale nie znaczy, że faktura jest nieważna. Kłopot może być wówczas, jeśli regulamin banku określa sytuację dot. zakładania firmowego konta. W przypadku niektórych banków żąda się od właściciela firmy, aby ten odbił pieczątkę, która będzie stanowiła uwiarygodnienie dokumentów napływających właśnie od tej konkretnej firmy.
Jeśli zdecydujesz się jednak, aby wyrobić pieczątkę firmową.
Wiele osób nie zastanawia się nad tym, czy w Polsce pieczątki są obowiązkowe, czy nie. Po prostu zakładając firmę od razu dokonują zakupu pieczątki firmowej, jednej lub wielu - zależy od profilu i wielkości firmy. Można być minimalistą i dokonać zakupu pieczątki z podstawowymi informacjami, można też zamówić pieczątkę z logotypem firmy! Każda pieczątka firmowa powinna zawierać kilka podstawowych informacji:
- nazwę firmy
- imię i nazwisko osoby uprawnionej do posługiwania się pieczątką
- adres firmy
- numer NIP
Jeśli firma jest spółką prawa handlowego, w rozumieniu odpowiednich przepisów, to pominąć można imiona i nazwiska osobą ja reprezentujących, wystarczy nazwa firmy, adres siedziby oraz numer NIP. Niektóre firmy posiadają czasami bardziej rozbudowane pieczątki, zawierające dodatkowo na przykład numer KRS, czy wysokość kapitału zakładowego dla spółki z.o.o. i spółki akcyjnej lub wysokość kapitału wpłaconego dla spółki akcyjnej. Czasami na pieczątce jest też numer telefonu, adres e-mail, adres strony internetowej. Podczas zamawiania pieczęci firmowej, która uwiarygodni wszelkie wychodzące i napływające do Twojej firmy dokumenty warto pamiętać, że należy zamawiać tusz inny niż czerwony, gdyż ten jest zarezerwowany dla urzędów. W branży uważa się, że posiadanie pieczątki jest wymuszone tym, że w powszechnej świadomości pieczątka jest czymś niezbędnym do nadania wiarygodności pismom, drukom i dokumentom. Pieczęcie są przydatne przy wystawianiu dokumentów, deklaracji, podpisywaniu wniosków, druków urzędowych i zawieraniu umów biznesowych. Jak widać prawo nie nakłada obowiązku na przedsiębiorcę, ale niejako codzienność wymusza posiadanie pieczątki firmowej. Zamówienie jej i używanie znacząco ułatwia funkcjonowanie firmy na rynku. Wielu przedsiębiorców twierdzi, że nie wyobraża sobie funkcjonowania bez pieczęci. Obecnie firmy zajmujące się wytwarzaniem pieczątek oferują różnorodne wielkości i kształty pieczątek. Coraz większą popularnością cieszą się pieczątki kieszonkowe lub długopisowe nie zajmujące dużo miejsca, szczególnie są funkcjonalne dla osób wiele podróżujących. Wiele urzędów, banków, czy innych podmiotów wręcz nie wyobraża sobie poważnego przedsiębiorcy bez pieczątki - nawet jeśli firma jest jednoosobowa. Przedsiębiorcy, którzy nie posiadają pieczątki firmowej wskazują, że często spotykają się z oporem urzędników, którzy robią pewne problemy podczas przyjmowania pism. Wiąże się to z ich wątpliwościami dotyczącymi autentyczności przedstawianych pism, dokumentów i formularzy. Najwięcej kłopotów jest w Urzędach Skarbowych i bankach, które stoją na stanowiskach, że posiadanie pieczęci firmowych jest koniecznością. Przedsiębiorca musi się liczyć, że może nie zostać obsłużony przez bank, który w swoim regulaminie ma stosowne zapisy co do pieczęci firmowych, albo musi być przygotowany na to, że załatwianie sprawy w Urzędzie Skarbowy będzie się wiązało z wydłużonym czasem. Warto pamiętać, że żaden organ administracji publicznej nie może odrzucić naszego dokumentu ze względu na brak pieczątki firmowej. Jednak w obrocie prawnym spotyka się pewne druki i dokumenty, które wręcz wymagają nadania im prawomocności poprzez odcisk pieczęci firmowej. Są to m.in.: wnioski do organów Inspekcji Sanitarnej, deklaracje związane z podatkami oraz wnioski kierowane do GUS-u.
Pieczątka firmy jednoosobowej
We wniosku rejestracyjnym CEIDG-1 przedsiębiorca może dokonać nast. zapisu: zgłosić dodatkową nazwę lub pseudonim - wówczas powinny się one pojawić na pieczątce jednoosobowej firmy. Mówi o tym art. 432 1 ustawy Kodeksu cywilnego. Jest w nim zapis, że przedsiębiorca "działa pod firmą". Jeśli właściciel chce na pieczątce umieścić adres siedziby, to należy pamiętać, że musi być on zgodny z tym, który został podany we wniosku CEIDG-1. Jeśli mamy do czynienia z firmą jednoosobową bez wskazania siedziby, to podajemy adres zamieszkania właściciela firmy. Jest to zalecane, ponieważ często nazwy firm w Polsce powielają się. Aby uniknąć problemów ze zidentyfikowaniem firmy powinniśmy podać adres. Obecnie nie trzeba umieszczać numeru REGON, wystarczy tylko NIP. NIP jest wymagany do potwierdzenia autentyczności dokumentów przez ustawę o swobodzie działalności gospodarczej, mówi o tym art. 16. w/w ustawy. Dla większości przedsiębiorców posiadanie pieczątki jest znaczącym ułatwieniem w codziennym funkcjonowaniu. Fachowcy wskazują, ż zindywidualizowana pieczątka jednoosobowej firmy może stać się jej znakiem rozpoznawczym i formą skutecznej reklamy. Opieczętowanie pism, druków, formularzy, faktur i innych dokumentów uwiarygodnia je i często nie ma potrzeby wypisywania wszelkich informacji związanych z firmą odręcznie.
Grzywna? Za co?
Na koniec warto przytoczyć przepis, który mówi o tym, że przedsiębiorca oferujący towary lub usługi w sprzedaży bezpośredniej lub "na odległość" za pośrednictwem środków masowego przekazu, sieci teleinformatycznych lub druków bezadresowych, jest obowiązany do podania w ofercie handlowej pewnych danych. Mówi o tym artykuł 21 ustawy z dnia 2 lipca 2004 roku o swobodzie działalności gospodarczej. Przedsiębiorcy grozi kara, jeśli nie poda nast. danych:
- nazwa firmy lub nazwa przedsiębiorcy ze wskazaniem formy prawnej, a w przypadku osoby fizycznej - imię i nazwisko przedsiębiorcy oraz nazwę, pod którą wykonuje działalność gospodarczą.Jeśli firma nie będzie ujawniała powyższych danych, to ustawa przewiduje możliwość nałożenia przez sąd rejestrowy grzywny w wysokości do 5 tys. zł. na osobę bezpośrednio odpowiedzialną za niewykonania tego obowiązku. Art. 206 ustawy z dnia 15 września 2000 roku kodeksu spółek handlowych mówi o tym, że przedsiębiorcy działający w formie spółek mają obowiązek zamieszczać określone dane we wszystkich pismach i zamówieniach handlowych oraz stronach internetowych prowadzonych biznesów.
Wiarygodność każdego dokumentu wychodzącego z firmy może zagwarantować tylko pieczątka firmowa. Firmy specjalizujące się wykonywaniu pieczątek oferują szeroki wachlarz modeli i kształtów pieczątek, od miniaturowych do bardzo rozbudowanych. Najchętniej zamawiane są pieczątki automatyczne. Szybkość i wygoda związana z zamówieniem pieczątki firmowej wiąże się z możliwością ekspresowego sfinalizowania zamówienia przez Internet. Jeśli zastanawiałeś się, czy zamawiać pieczątkę firmową, czy nie zamawiać, to po przeczytaniu tego artykułu, chyba nie masz już wątpliwości.
