Każdemu pracownikowi należy się chwila wytchnienia w ciągu pracy, którą może wykorzystać na wiele różnych sposobów. Jak jednak pomóc pracownikom w tym, by wracali z przerwy wypoczęci i zwiększali swoją produktywność? Dlaczego często mówi się, że mniej czasu przeznaczonego na pracę nie oznacza wcale mniejszej efektywności? Poznajcie podstawowe przepisy dotyczące przerw w pracy oraz sposoby na to, by podwajały one efektywność twoich pracowników.
Polski kodeks - przerwy wliczone w czas pracy
Jeśli twoi pracownicy są zatrudnieni o umowę o pracę i spędzają na wykonywaniu obowiązków więcej niż 6 godzin dziennie, przysługuje im 15 minutowa płatna przerwa.
"Art. 134. K. p. Jeżeli dobowy wymiar czasu pracy pracownika wynosi co najmniej 6 godzin, pracownik ma prawo do przerwy w pracy trwającej co najmniej 15 minut, wliczanej do czasu pracy."
Pracownicy nie mogą zrezygnować z tego prawa ani żądać za nie finansowanego zadośćuczynienia. Dzienną przerwę w pracy nie można również przenosić na inne dni i sumować. Przepis nie oznacza również, że pracownik może wcześniej wyjść lub przyjść do pracy - jako pracodawca możemy nawet ustalić określoną godzinę na przerwę, która powinna być określona w umowie o pracę czy w regulaminie podbitym pieczątką firmową.
Specjalny system dotyczy również matek karmiących dzieci, które pracują ponad 4 godziny dziennie. Przysługują im wtedy dwie 30 minutowe przerwy wliczone w czas pracy. Jeśli jednak taka osoba jest zatrudniona zaledwie na pół etatu, nie ma ona prawa do żadnej dodatkowej przerwy.
Warto również wiedzieć o tym, że w przypadku młodocianych pracujących powyżej 4,5 godziny na dobę, powinniśmy zapewnić im 30 minutową przerwę, która musi trwać nieprzerwanie.
Wielu problemów nastręczają również przewidziane 5 minutowe przerwy dla pracowników biurowych. Nie obowiązują jednak one wszystkich i nie powinny być wcale przeznaczane na rzeczy niezwiązane z pracą. Jako pracodawca mamy obowiązek zagwarantować 5 minutowe przerwy co godzinę w przypadku pracowników, którzy spędzają przy komputerze minimum 4 godziny dziennie. Najlepszym rozwiązaniem jest takie zorganizowanie pracy, by osoby zatrudnione mogły zajmować się co pewien czas zadaniami niezwiązanymi z obsługą komputerów.
Pracownicy zatrudnieni w równoważnym systemie czasu pracy, czyli takim, w którym możliwe jest jej wydłużenie nawet do 24 godzin, również mają ustawowo zaledwie 15 minut przerwy. Podobnie wygląda sprawa w przypadku pracy w warunkach szkodliwych lub uciążliwych. Jeśli pracownik zrobi sobie dodatkową przerwę, zostanie ona odliczona od czasu pracy.
Polski kodeks pracy określa również przerwy, które nie zobowiązują pracodawcy do wypłaty wynagrodzenia. Pojawiają się one wtedy, gdy pracownik przeznacza godzinę czasu na posiłek lub załatwienie spraw osobistych.
Krótszy czas pracy - większa efektywność?
Pośród wielu pracodawców pokutuje przekonanie, że pracownik musi pracować niczym maszyna. Ma prawo do krótkich przerw z zegarkiem w ręce, a w pozostałym czasie powinien w 100% oddawać się wykonywanym obowiązkom. O ile takie zachowanie pracowników jest w teorii prawidłowe, wcale nie oznacza lepszej produktywności oraz efektywności. Ośmiogodzinny tryb pracy powstał w czasach industrialnych i dotyczył głównie robotników w fabrykach.
Badania przeprowadzone przez Draugiem Group* pokazują, że sama liczba godzin spędzona w biurze nie ma przełożenia na efektywność pracy. Najważniejsze jest to, jak pracownik ułoży sobie dzień. Jednym z dowodów na poprawność tej teorii były osoby religijne, który robiły sobie częstsze przerwy na modlitwy i były bardziej produktywne niż pracownicy, którzy pracowali ciągle przez długie godziny. Z badań wynika, że jednym z najlepszych systemów pracy jest 52/17 - 52 minuty pracy i 17 minut odpoczynku. Osoby korzystające z tego systemu odznaczały się największym skupieniem i szybkością w realizowaniu zadań. Praca ludzkiego mózgu nie jest ciągła tylko falowa, z tego powodu pracownik może być na wysokich obrotach zaledwie przez godzinę, po czym potrzebuje około 15-20 minut odpoczynku.
W innych badaniach wykazano, że granie w pracy zwiększa produktywność pracowników. Wnioski zostały wysnute po badaniu przeprowadzonym przez uniwersytet na Florydzie*. Stworzono 3 grupy kontrolne, które miały pójść na przerwę. Pierwsza grupa miała w jej czasie siedzieć bezczynnie i odpoczywać, druga udała się na sesję do specjalistów relaksacyjnych, a trzecia poszła zagrać w prostą grę. Następnie sprawdzono, jak wykorzystanie przerwy wpłynęło na samopoczucie i wydajność pracy. Okazuje się, że najlepsze wyniki w wykonywaniu obowiązków osiągnęli pracownicy poddani sesji relaksacyjnej, jednak narzekali oni na to, że nie czują się lepiej niż przed przerwą. Większym zaangażowaniem w pracę wykazywały się osoby grające w grę, które utrzymywały, że czują się wypoczęte. Jak nietrudno się domyślić, ostatnia grupa kontrolna ani nie poprawiła swojego samopoczucia ani wydajności w pracy.
Co jakiś czas dobiegają do nas informacje o tym, że niektóre zagraniczne urzędy skracają czas pracy do 6h dziennie. Takie przedsięwzięcia mają na celu zmniejszenie liczby zwolnień lekarskich oraz poprawę produktywności pracowników. Co ciekawe, według badań najwięcej pracują właśnie Grecy i Polacy, którzy mimo tego, są aż o 70% mniej produktywni niż Niemcy czy Holendrzy. Jak twierdzą autorzy badań, nie jest to jednak kwestia czasu spędzanego na wykonywaniu obowiązków zawodowych, a silniejszej gospodarki i lepszej kultury pracy*.
Na świecie powstają również modele pracy, które przynoszą zdumiewające efekty. Przykładem może być system autorstwa Sir Richard'a Branson'a w The Virgin Way. Na czym on polega? Pracownicy mogą brać tyle urlopów, na ile mają ochotę.
Czas na przerwę - przegląd systemów podnoszących produktywność
25/5
Praca w systemie 25 minut i 5 min przerwy powtarzane 4-krotnie. Po tym czasie powinna nastąpić dłuższa, 15-20 minutowa przerwa. Taki system pomaga zmaksymalizować koncentrację uwagi w biurze.
50/10
Praca w systemie 50 minut i 10 minut przerwy pomaga ludziom z lepszą koncentracją uwagi na dłuższą pracę, zanim będą potrzebowali przerwy.
52/17
Praca w systemie 52 minuty i 17 minut przerwy z dala od pracy i spraw z nią związanych. Ta metoda pomaga w osiągnięciu pełnego skupienia w pracy i jest preferowana przez najbardziej produktywnych pracowników.
80/6
Praca przez 80 minut, po niej 6 minut przerwy to system dla osób, które znajdują się pod presją czasu i nie mają możliwości korzystania z regularnych przerw.
90
90 minut pracy to najdłuższy okres, jaki powinien przepracować pracownik bez utraty swojej efektywności. Po tym czasie jest konieczna dłuższa przerwa.
*Przytoczone systemy są wariacjami na temat techniki pomodoro, która dotyczy pierwszego systemu 25/5. Nie jest on często możliwy w 8-godzinnym systemie pracy, stąd modyfikacje, które są stosowane przez szerokie grono pracowników i pracodawców na całym świecie.
Co dodatkowo podnosi efektywność pracowników w czasie przerw?
Jako pracodawcy nie mamy prawa ingerować w to, jak dokładnie spędzają swój czas pracownicy w czasie przerw. Z drugiej strony warto zasugerować im kilka rozwiązań lub przygotować szkolenie, które sprawi, że dzięki przerwom staną się wydajniejsi w pracy i jednocześnie zdążą odpocząć.
Jeśli pracownik idzie na przerwę trwającą 5 minut, może zjeść przekąskę składającą się z zdrowych warzyw, owoców czy orzechów, które poprawiają funkcje mózgu i koncentrację. Dobrym pomysłem jest również przeczytanie krótkiego artykułu nie związanego z pracą, który pozwoli zmienić zupełnie tor myślenia i oczyścić umysł ze spraw związanych z pracą przynajmniej na moment. W przypadku pracy przed komputerem można wykonać krótki masaż karku, który rozluźni spięte mięśnie bądź pograć w grę logiczną np. na smartfonie.
Dłuższa przerwa trwająca przez 10-15 minut to możliwość wypicia kawy, która poprawia aktywność umysłu i dodaje sił. Warto również przejść się na spacer, by poprawić nastrój i pooddychać świeżym powietrzem. Pracownicy w ramach przerwy powinni również nawiązać kontakt z rodziną lub przyjaciółmi, którzy pomogą im oderwać umysł od spraw związanych z pracą. Jeśli dysponujemy rest roomem, dobrym pomysłem jest zagranie w gry lub wdanie się w rozmowę, poprawiając stosunki koleżeńskie.
Rest roomy - inwestycja na przyszłość
W Polsce coraz większą popularnością cieszą się tzw. rest roomy, czyli strefy wyciszenia i rozrywki ulokowane w biurach. Są one odpowiedzią na nowe trendy w zarządzaniu poparte wieloma badaniami. Największą popularnością cieszą się w branżach kreatywnych np. programistycznych czy marketingowych, w których wymaga się zrelaksowanych umysłów. Pracownicy spędzający czas w takich pomieszczeniach poprawiają swoją wydajność pracy i zapobiegają wypaleniu zawodowemu. Przy okazji mogą rozładować stres czy poprawić relacje ze współpracownikami.
Co znajduje się w rest roomach? Są tam na ogół sofy, poduchy, hamaki czy nawet wiklinowe huśtawki, na których można wypocząć. Udostępniane są konsole do gier, książki do czytania, piłkarzyki czy stoły do tenisa. Wyposażenie i aranżacja zależy zazwyczaj od charakteru pracy oraz filozofii firmy, która powinna dobrać formy wypoczynku do swoich pracowników. Cel rest roomów jest jednak jasny - wypoczęci pracownicy to zwiększona wydajność, która przynosi zyski.
Nastawienie na zysk dzięki wypoczętym pracownikom
Przerwa w pracy, w czasie której pracownicy oddają się przyjemnościom nie jest wcale powodem do zmartwień. Wręcz przeciwnie - powinniśmy zachęcać ich do tego, by odsunęli od siebie myśli o obowiązkach zawodowych, zrelaksowali swój umysł, a nawet zażyli krótkiego spaceru. Wszystko to ma jeden szczególny cel - udowodnioną licznymi badaniami poprawę efektywności w pracy. Nawet jako pracodawcy powinniśmy zapewnić sobie kilka przerw, w czasie których można zająć się sprawami luźno związanymi z pracą, np. zamówieniem nowej pieczątki firmowej, która zwiększy naszą produktywność i ułatwi radzenie sobie z wieloma dokumentami.
Źródła:
noizz.pl
antyradio.pl
nf.pl
