Biuro jest charakterystycznym miejscem pracy, w którym wielu pracowników szybko popada w rutynę i nie czuje się odpowiednio zmotywowana. Menadżerowie i przedsiębiorcy zastanawiają się często co zrobić, by podnieść wydajność pracowników, którzy z każdym dniem wydają się coraz mniej zadowoleni ze swojej pracy. Nie ma w tym nic dziwnego - ci sami Klienci, te same prace biurowe i niezmieniające się otoczenie sprzyjają spadkowi motywacji. Jak zatem podnieść efektywność swoich pracowników w swojej pracy biurowej? Czy jedyną skuteczną metodą są awanse i podwyżki? Przeczytajcie wskazówki dla menadżera, które w prosty sposób zwiększą wydajność w zespole.
Kij i marchewka - archetypowe myślenie managerów
Większości menadżerów i osobom zarządzających pracownikami wydaje się, że najskuteczniejszym sposobem motywowania i podnoszenia efektywności pracy jest metoda kija i marchewki. Nie trzeba zapewne nikomu tłumaczyć, na czym ona dokładnie polega, jednak warto zwrócić uwagę na fakt, że już wiele lat temu została sklasyfikowana przez psychologów jako nieskuteczna i demotywująca w dłuższym okresie czasu. Dlatego warto na samym początku zapomnieć o mieszaniu kar wraz z nagrodami. Jak inaczej wpłynąć na efektywność pracy pracownika?
Każdy z nas lubi słuchać pochwał, ale ich nadmierna ilość i nieodpowiednie zastosowanie sprawiają, że tracą one swoją wartość. Przykładowo pracownik chwalony za każde działanie może albo osiąść na laurach, albo stać się tak wrażliwym na niepowodzenia, że brak pochwał będzie bezpośrednim powodem niepowodzeń. By zwiększyć efektywność pracowników w pracy biurowej warto uważnie śledzić ich poczynania i doceniać wtedy, gdy dana osoba wykazała się większym zaangażowaniem, kreatywnością lub pracowitością od pozostałych członków zespołu. Często chwali się ludzi, którzy pracują na pokaz, a omija się tych, którzy osiągają wiele, ale bez ciągłego przebywania wśród "fleszy". Dobry pracodawca potrafi dostrzec między nimi różnicę i zastosować odpowiednie działania motywacyjne.
Warto rozważyć niestandardowe pomysły takie jak tablica z osiągnięciami pracowników lub bardziej tradycyjne jak dodatkowe premie na koniec roku dla najlepszych pracowników. Zaletą pierwszej metody jest to, że nie obciąża ona finansowo firmy, a buduje wśród członków zespołu naturalną rywalizację i poczucie wartości. Ważne jest jednak to, by takie działania były nieprzymusowe i nie wywoływały spięć w zespole. Nietrudno jest przejść od zdrowej do chorej rywalizacji. Przykładowo zbieranie pracowników każdego tygodnia i otwarte chwalenie wybranych osób może nie przynieść oczekiwanych skutków, tylko wywołać ogólną frustrację i zniechęcenie. Nie jest to zatem dobry sposób na podniesienie wydajności pracownika.
Zewnętrzna motywacja - Płaca i benefity
Pierwszym pomysłem na podniesienie efektywności bywa często stworzenie nowego planu wynagrodzeń czy bonusów za dobrze wykonaną pracę. Jakkolwiek jest to dobry sposób na podniesienie wydajności pracowników, nie każda firma jest w stanie sobie na to pozwolić.
Warto jednak wyróżnić bonusem pieniężnym wyjątkowe osiągnięcia pojedynczej osoby, gdyż taki sposób działa o wiele skuteczniej niż słowne pochwały.
Efektywność pracowników zależy w znacznej mierze od poziomu zadowolenia pracą. Opiera się on głównie na wynagrodzeniu, dodatkowych korzyściach, atmosferze oraz na tym, czy dane zajęcie spełnia plan jego samorealizacji.
Ze strony pracodawcy możemy zadbać o dodatkowe korzyści takie jak opieka medyczna czy karty uprawniające do bezpłatnego korzystania z obiektów sportowych. Tego rodzaju rzeczy są za granicą standardem, w Polsce wciąż należą do rzadkości.
Wewnętrzna motywacja - zadowolenie i oddanie się pracy
W podnoszeniu efektywności istotna jest motywacja wewnętrzna pracownika, na którą można wpływać na różnorodne sposoby. Oczywiście jeśli dana jednostka nie jest ambitna i woli wykonywać te same monotonne czynności, a pracę traktuje jako przymus, lepiej rozważyć zmiany wśród personelu. Z drugiej strony często taka postawa jest wynikiem złego zarządzania zasobami ludzkimi i można ją przełamać wykazując nieco wyczucia oraz cierpliwości.
Motywacja wewnętrzna pracownika to nic innego jak zamiłowanie i oddanie się pracy. Jeśli pracownik lubi to co robi, efektywność pracy będzie rosła. Z tego powodu należy zastanowić się, jak urozmaicić dzień pracy osób, które są mniej efektywne. Czasami wystarczy wprowadzenie kilku nowych zadań lub zmiana Klientów. Nowości zawsze dobrze działają. Nie należy jednak przesadzać z ich ilością, by nie zachwiać poczucia bezpieczeństwa danej osoby, zmniejszając zamiast zwiększając wydajność pracownika.
Cenne są niekonwencjonalne pomysły na poprawę motywacji wewnętrznej w pracy biurowej takie jak np. nagradzanie wspólnym lunchem, zakup nowych przedmiotów do firmy czy dostosowanie czasu pracy do potrzeb pracownika, który co jakiś czas musi odebrać np. dziecko ze szkoły. W razie kryzysu ważne jest, by nie wytykać błędów i szukać winnych, ale rozmawiać, w celu znalezienia rozwiązania powstałej sytuacji.
Organizacja czasu pracy
Efektywność pracowników podnosi również dobra organizacja i porządek w miejscu pracy. Zorganizowanie dnia i harmonogramu na tydzień czy na miesiąc, również w pracy biurowej, może przynieść pozytywne skutki, jednak należy pamiętać o 2 zasadach: pracownik powinien układać taki plan wspólnie z pracodawcą oraz należy zapełniać go zaledwie w 60%. Kolejne 20% czasu to zadania stałe takie jak sprawdzanie e-maili, a ostatnie 20% to rezerwa na prace dodatkowe. Dobra organizacja nie polega wcale na wypełnieniu dnia po brzegi, ale na zaplanowaniu go w taki sposób, aby wszystkie zagadnienia były możliwe do wykonania terminowo. W pracy biurowej często zdarzają się niespodziewane rzeczy, które trzeba wykonać jak najszybciej. Przy napiętym planie będą powstawały opóźnienia, które działają demotywująco i obniżają efektywność pracowników.
Porządek w miejscu pracy
Porządek w miejscu pracy poza tym, że jest wymagany przez zasady BHP, pomaga po prostu w skupieniu. Chaos wśród pieczątek firmowych, długopisów czy ważnych dokumentów prowadzi do wydłużenia czasu działań na poszukiwanie każdej rzeczy. Czasami trudno ingerować w to, co przechowuje w biurku nasz pracownik, ale jeśli dostrzegamy bałagan, zawsze możemy zwrócić mu uwagę, by zadbał o porządek.
Przerwy pracownicze podnoszą efektywność i wydajność
Pracownicy, którzy są efektywni, nie przychodzą do pracy zmęczeni oraz dawkują sobie czas przeznaczony na przerwy i oderwanie swojego umysłu od problemów. W pracy obowiązuje jedna przepisowa 15 minutowa przerwa i w przypadku pracy przy komputerze 5 minutowe przerwy co godzinę. Każdy pracodawca inaczej interpretuje te zasady, jednak warto wziąć pod uwagę, że nasz umysł jest w stanie pracować na najwyższych obrotach przez ok. 45 minut. Po tym czasie jeśli pracownik nie oderwie się od wykonywanego zajęcia lub nie odpocznie, zaczyna spadać jego efektywność. Z tego powodu warto sprawdzać, czy wszystkie osoby korzystają z przepisowych przerw. Niektórzy mogą być tak zajęci pracą, że zapomną o krótkim odpoczynku, który służy poprawie wydajności pracownika.
Jeśli przerwy są problemem, możemy wprowadzić w firmie 2 obowiązkowe np. po 5 i 10 minut w równych odstępach czasu, które wpłyną na poprawę relacji w zespole i wspomogą efektywność pracowników.
Wykazano również, że słuchanie muzyki w czasie pracy wspomaga wydajność. Jeśli dany pracownik wykonuje zadania, przy których może słuchać ulubionego wokalisty lub zespołu, nie starajmy się zabraniać mu tej czynności. Oczywiście oceńmy po czasie jak działa to na jego efektywność, ale zachowajmy otwarty umysł.
Bądź mentorem, a nie szefem
Efektywność pracowników zależy od wielu rzeczy, które można na ogół kontrolować za pomocą motywacji zewnętrznych i wewnętrznych. Warto stosować maksymalnie urozmaicone metody, które nie są powielane przez inne firmy, by pokazać, że nasza firma jest miejscem, w którym naprawdę warto pracować. Niekiedy trafionym pomysłem mogą być nawet pieczątki motywujące, o których pisaliśmy TUTAJ. Dbanie o pracowników ma obopólne korzyści - nie tylko oni czują się szczęśliwi, ale wydajniej wykonują swoją pracę.
