Zorganizuj swoją pracę biurową!

Dobra organizacja pracy biurowej jest gwarantem pracy efektywnej i przyjemnej. Jak mówią: robota się toczy, pomyłek nie ma, klient jest zadowolony, szef widzi, że nie ma bałaganu, pracownik ma psychiczny komfort! Nowoczesne biuro to nie tylko biurko, regały i pieczątki! Co jest gwarantem dobrze zorganizowanej pracy biurowej? Jakie są przydatne urządzenia, artykuły i aplikacje w biurze XXI wieku? Zachęcamy do lektury!

źródło: Pixabay

Nie tylko laptop

W dzisiejszym biurze nie wyobrażamy sobie pracy bez sprzętu komputerowego w postaci dobrego laptopa, czy komputera z dostępem do Internetu i potrzebnym, legalnym oprogramowaniem. Ale nie tylko laptop zagwarantuje pracownikowi i firmie sprawne i efektywne działanie. Biuro z reguły kojarzy nam się przede wszystkim z osobistym miejscem pracy, regałami z segregatorami, różnego rodzaju dokumentacją, pieczątkami czy telefonami, kserografem i niszczarką do papieru. Choć biuro to nie tylko pracownik i wyżej wymienione przedmioty i akcesoria biurowe (o czym przekonasz się za moment!) przedstawimy teraz kilka podpowiedzi o przydatnych artykułach biurowych i urządzeniach niezbędnych:

- kserograf

- skaner

- fax

- niszczarka

- laminarka

- drukarka sieciowa,

- zestaw pieczątek, oczywiście odpowiednio przechowywanych!

- organizery na biurku

- mailowe informatory i lampki z powiadomieniami – taki nowoczesny, kompatybilny gadżet połączony ze skrzynkami w przeglądarkach lub z aplikacjami mobilnymi

- segregatory na dokumentację biurową (system przechowywania tematyczny, alfabetyczny, numeryczny, chronologiczny) bądź specjalnie opisywane pudełka

źródło: Pixabay

Jak zorganizować pracę w biurze?

Praktycy radzą, aby odpowiednio zorganizować dzień pracy w każdym biurze biorąc pod uwagę specyfikę działalności firmy. Dobra organizacja w każdym miejscu pracy oraz utrzymywanie porządku spowoduje, że praca w biurze będzie lżejsza i bardziej efektywna. Ważne w kontekście ergonomii jest wyregulowanie wysokości i ustawienia biurka, monitora do komputera czy fotela. Wygoda wpłynie na wysoką efektywność i dobre samopoczucie pracownika. Poniżej znajdziecie kilka podpowiedzi dot. dobrej organizacji pracy w biurze.

źródło: Pixabay

Nie tylko urządzenia!

1. kalendarz, organizer, plan dnia, plan zadań – od zapisywania kolejności wykonywanych zadań zależy jakość naszej pracy, a  to przekłada się na wizerunek firmy. Planowanie powoduje, że nie skupiamy się na chaotycznych czynnościach, na myśleniu o kolejnych działaniach, nie żyjemy w stresie, który powoduje, że możemy coś pominąć, lub o czymś zapomnieć. Planer pozwala maksymalnie wykorzystać dzień. Dzięki niemu praca jest łatwiejsza. Planowanie pozwala na większe skupienie się na zaplanowanych działaniach i ich wykonaniu. Nasza pamięć dzięki kalendarzowi, w którym mamy wszystko zaplanowane jest mniej obciążona. Umysł sprawniej działa. Jak podają specjaliści od zarządzania – 1% dziennego czasu, który poświęcamy na planowanie daje wymierne efekty w postaci realnie zaoszczędzonej co najmniej jednej godziny pracy następnego dnia! Myśląc o planie następnego dnia powinno wziąć się pod uwagę: zadania, cele, priorytety, oszacować czas potrzebny na wykonanie poszczególnych działań, zaznaczyć tzw. deathline. Należy pamiętać o zasadzie 60:40. Reguła ta mówi o tym, że powinno planować się tylko 60% z 8 godzinnego dnia pracy. Po co? Aby resztę przeznaczyć na działania niezaplanowane, ale potencjalne do wystąpienia. Przecież każdego dnia może wydarzyć się coś nieoczekiwanego. Fachowcy mówią, że powinno się planować także długoterminowe działania, tygodniowe i miesięczne! Doskonałe do planowania są planery i kalendarze, ale także specjalne wielkopowierzchniowe wydruki kalendarzowe na biurko, na których możemy rozpisywać każdy dzień i tydzień. Świetnie sprawdzają się także specjalnie dobrane aplikacje w telefonach i w laptopie.

źródło: Pixabay

1. Rytm dnia
   Dostosuj biurko i fotel do swojej postaci. Najważniejszy jest komfort dla ciała! W końcu spędzasz przy biurku prawie 8 godzin! Świetnie jest też zaplanować swój dzień do swojego organizmu. Nie zostawiać najważniejszych zadań na koniec! Warto dopasować zadania do pory dnia. Naukowcy podają, że umysł człowieka działa najbardziej efektywnie zaraz po przebudzeniu oraz pomiędzy godzinami 10 a 11. Później umysł ludzki pracuje trochę gorzej. Wydajność naszego mózgu poprawia się po godzinie 14.00. Oczywiście każdy człowiek ma inny zegar biologiczny.

źródło: Pixabay

1. Porządek na biurku to ważny aspekt Twoje pracy! Sprzyja on bowiem koncentracji. Jeśli w biurze spotykasz się z klientami, to porządek na twoim biurku świadczy o Tobie. Biurko jest więc Twoją wizytówką! Na biurku powinny znajdować się tylko te przedmioty, które aktualnie są Tobie potrzebne do pracy. Biurko powinno się podzielić na 3 strefy: strefa pracy, nazywana “strefą natychmiastowego dostępu”, to tutaj powinny się znaleźć najważniejsze przedmioty. Kolejna to “strefa dalsza” – masz do niej dostęp na siedząco, znajdują się tam przedmioty potrzebne do działań bieżących, ale takie, po które sięga się rzadziej. Na końcu tzw. “strefa oddalona”, gdzie znajdują się przedmioty, po które wstajesz od biurka. Są to przedmioty, których nie potrzebujesz ciągle, ale okazjonalnie (regały z dokumentacją i segregatorami, pieczątki zamknięte w sejfie, jeśli nie potrzebujesz ich na stałe).
2. Dobra lampa i porządne oświetlenie miejsca pracy sprawia, że będziesz wydajniejszy i mniej będziesz się męczyć. Dobre oświetlenie sprawi, że Twoja praca będzie efektywniejsza, a tym samym lepsze będą wyniki firmy, w której pracujesz! Oświetlenie pomieszczeń biurowych znacząco wpływa na organizację miejsca pracy. Najlepiej, aby w biurze było jak najwięcej światła dziennego. Praca tylko i wyłącznie przy sztucznym świetle może powodować, że pracownik szybciej się będzie męczyć. Warto też zadbać o zamontowanie rolet, które podczas bardzo intensywnego światła będą chronić pracowników przed jego natężeniem.

źródło: Pixabay

1. Temperatura w pomieszczeniach. Na ergonomię pracy wpływ ma także temperatura w pomieszczeniach, w których pracują ludzie. Latem warto, by pomieszczenia były klimatyzowane, zimą zaś, aby temperatura nie była ani za niska, ani za wysoka! Polskie Normy dla pomieszczeń biurowych mówią, że optymalna temperatura to pomiędzy 20 a 24 stopnie C.  zimą i od 20 do 26 stopni C. latem!

źródło: Pixabay

1. Gadżet dla lepszej koncentracji! Twoje biurko nie musi być sterylnie idealne! Powinieneś mieć na nim coś, co sprawi, że Twoja praca będzie przebiegać przyjemnie! Coś co spowoduje, że lepiej będziesz się koncentrować, albo, co sprawi, że polepszy się Twoje samopoczucie w sytuacji, gdy będziesz zmęczony lub zestresowany! Co to może być? Być może ulubione zdjęcie rodziny, dziecka, partnera, a może jakaś pamiątka wakacyjna, czy roślina!

źródło: Pixabay

Nie tylko praca!

Może zabrzmi to dziwnie, ale efektywna praca w biurze, to nie tylko praca! Ważne jest też umiejętne zarządzanie czasem w kontekście robienia sobie regulaminowych przerw! Przerwy wpływają na ergonomię realnie wspomagając efektywność i wydajność pracowników. Umożliwiają regenerację oraz polepszenie relacji w zespole pracowniczym. Dlatego w każdym biurze niezbędne jest posiadanie odrębnego pomieszczenia socjalnego lub kącika, w którym pracownicy będą mogli spokojnie coś zjeść i wypić. A nawet zapaść się na chwilę w wygodnym fotelu, posłuchać muzyki…. A może i zagrać w … piłkarzyki?!

źródło: Pixabay

Porządkujące oprogramowanie

Biuro XXI wieku posługuje się często specjalną platformą komunikacyjną pomiędzy pracownikami. Używa dysku wirtualnego oraz oprogramowania przeznaczonego do zarządzania projektami. Aplikacje dostępne na rynku oferują prowadzenie notatek, organizację zadań i rozdzielenie ich pracownikom, ewidencję czasu ich pracy, wspólną pracę nad projektami z zaznaczeniem terminów, akceptacji bądź wglądu przez klienta, czy  dostępu szefa na każdym etapie podejmowanych działań. Aplikacja pokazuje stan realizacji zadań, monitorowanie postępów prac, raportowanie wykonanych zadań. Najczęściej określone oprogramowanie umożliwia dopasowanie pewnych funkcji do profilu prowadzonej działalności.

źródło: Pixabay

Sprawnie działający sprzęt, wykorzystywanie planera, porządek w miejscu pracy, to tylko niektóre elementy, które mają realny wpływ na Twoją pracę. Jak widzisz wiele jest elementów w Twoim najbliższym otoczeniu, które mogą ułatwić Ci pracę i sprawić, że jej efektywność będzie lepsza. Ważne są nie tylko przedmioty (segregatory, pieczątki, laptop), wyposażenie (biurko, regały, sprzęt biurowy), zarządzanie czasem (kalendarze czy planery elektroniczne bądź tradycyjne), ale także ergonomia czy dobry nastrój! Efektowna praca w biurze wymaga odpowiedniego zarządzania i dobrze dobranych akcesoriów biurowych.