Pieczęć urzędowa jest pieczęcią wyjątkową, a to dlatego, ponieważ zawiera na środku wizerunek orła w koronie. Kto ma prawo używać tego typu pieczęci? Jakie spełnia funkcje i jak musi być chroniona? Jeżeli nie znasz odpowiedzi na powyższe pytania, to zapraszamy do lektury naszego artykułu!
Co to jest pieczęć urzędowa?
Definicja pieczęci urzędowej pochodzi z art.16c Ustawy z 31 stycznia 1980r. o godle, barwach i hymnie Rzeczypospolitej Polskiej oraz o pieczęciach państwowych. Pieczęcią urzędową nazywa się specjalny, metalowy tłok pieczętny zawierający element godła Rzeczypospolitej Polskiej. Na około wizerunku orła koniecznie musi być napis zawierający nazwę podmiotu, który jest uprawniony do jej używania.
Zgodę na używanie pieczęci urzędowej mają:
- Urzędy gminy
- Starostwa powiatowe
- Jednostki samorządu województwa
- Jednostki samorządu terytorialnego.
Decyzją organów administracji publicznej pieczęcie urzędowe może wytwarzać tylko i wyłącznie Mennica Polska i dzieje się tak od 1927 roku! W wyżej wymienionych miejscach można podbijać dokumenty pieczęcią urzędową z wizerunkiem herbu danej jednostki (herb gminy, powiatu lub województwa). Jednakże prawo mówi o tym, że pieczęcie urzędowe z herbami nie mogą być używane do sygnowania dokumentów z zakresu administracji rządowej. Ustawa przewidziała także, że pieczęcie zawierające herby można zamawiać u wyspecjalizowanych podmiotów gospodarczych innych niż Mennica Państwowa. Pieczęcie urzędowe mają różne średnice, zwykle stosowana jest wielkość 36mm. Natomiast używana w szkole pieczęć urzędowa, którą poświadcza się legitymację uczniowską to pieczęć o średnicy 20 mm. Mennica Polska podaje, że jest producentem pieczęci urzędowych stanowiących "symbol legalnej władzy, będące potwierdzeniem autorytetu, bezpieczeństwa, autentyczności oraz prawomocności instytucji", która jej używa.
Zastosowanie pieczęci urzędowej
Pieczęcie urzędowe mogą używać tylko i wyłącznie osoby upoważnione. W Polsce są nimi:
- organy władzy państwowej i administracji rządowej,
- przedstawiciele gmin,
- związki międzygminne oraz ich podmioty,
- powiaty,
- związki powiatów oraz ich podmioty,
- samorządy wojewódzkie oraz ich organy,
- sądy,
- prokuratury,
- komornicy sądowi,
- samorządowe kolegia odwoławcze,
- regionalne izby obrachunkowe,
- jednostki sił zbrojnych RP,
- jednostki Policji,
- jednostki Straży Granicznej,
- Służby Celne,
- Państwowa Straż Pożarna,
- Obrona Cywilna Kraju,
- służba więzienna,
- szkoły każdego stopnia i uczelnie wyższe.
Jeżeli chodzi o pieczęć urzędową w szkołach, to można używać jej w każdej szkole publicznej oraz w placówkach niepublicznych o uprawnieniach szkoły publicznej. Na pieczęciach urzędowych szkolnych powinna widnieć nazwa jednostki. Nazwa szkoły uwarunkowana jest normą prawną, wszelkie nazwy szkół zamieszczone na pieczęci urzędowej muszą wynikać z Rozporządzenia w sprawie ramowych statutów publicznego przedszkola oraz publicznych szkół. Dopuszcza się zamieszczanie na pieczęciach skrótów pełnej nazwy szkoły. Jeżeli szkoła ma filię, to filia ma obowiązek używać pieczęci urzędowej szkoły macierzystej.
Do czego służą pieczęcie urzędowe i kiedy się nimi posługują osoby upoważnione?
Pieczęcie mają za zadanie uwierzytelnienie dokumentów szczególnie ważnych. Najczęściej są to dokumenty stanowiące podstawę do podjęcia ewentualnych czynności prawnych. Pieczęcie urzędowe w szkole służą do uwierzytelnienia świadectw szkolnych, podbija się nimi także legitymacje szkolne, jako dokument uczniowski. Odcisk pieczęci nie może być umieszczany na kopiach dokumentów oraz na pismach wysyłanych z jednostki (chyba, że przepisy szczegółowe stanowią inaczej). Powszechny zwyczaj kancelaryjny związany z używaniem pieczęci urzędowej określa miejsce jej zastosowania. Pieczęć powinno się umieszczać pod tekstem na środku, w tak zwanym miejscu pieczęci. Wszelkie pieczęcie imienne powinno się podbijać po prawej stronie dokumentu. Wszelkie wątpliwości w tym zakresie rozwiewa tzw. Instrukcja kancelaryjna dla organów gmin i związków międzygminnych wprowadzona rozporządzeniem prezesa Rady Ministrów z 22 grudnia 1999r. Pieczęcią urzędową w szkole muszą być potwierdzane określone dokumenty, świadectwa i legitymacje. Pieczęcie muszą być odbite wyraźnie. W przypadku sprostowania błędu lub oczywistej pomyłki treści świadectwa lub indeksu należy także przybić pieczęć urzędową. Błąd należy przekreślić kolorem czerwonym i czytelnie nad błędem wpisać właściwe informacje, na końcu dokumentu (świadectwa, arkusza) należy umieścić adnotację "Dokonano sprostowania" wraz z podpisem Dyrektora placówki lub osoby upoważnionej przez Niego i umieścić pieczęć. Czasami zdarza się, że uczeń utraci świadectwo ukończenia szkoły. Może wówczas wystąpić do placówki z pisemnym wnioskiem o wydanie duplikatu. Duplikat wydawany jest na druku świadectwa obowiązującym w dniu wydania świadectwa i zawsze na pierwszej stronie u góry zamieszcza się wyraz "duplikat". Na rewersie duplikatu zamieszcza się także adnotację "Oryginał podpisali" i wymienia osoby, które podpisały świadectwo oryginalne, a w przypadku stwierdzenia nieczytelności podpisów należy zamieścić datę wydania duplikatu i opatrzyć pieczęcią urzędową. Pieczęć urzędowa jest też wykorzystywana podczas poświadczenia przez Dyrektora placówki zgodności kopii z oryginałem (świadectwa, zaświadczenia lub innego druku), kiedy dokumenty te trafiają do akt szkoły. Na każdej stronie kopii należy umieścić informację "Stwierdzam zgodność z oryginałem", datę, pieczęć urzędową szkoły oraz podpis i pieczątkę Dyrektora szkoły lub osoby upoważnionej przez niego. Rozporządzenie w sprawie uzyskania stopni awansu zawodowego przez nauczycieli określa, że na akcie nadania stopnia nauczyciela kontraktowego należy umieścić odcisk pieczęci urzędowej. Obowiązek taki jest zniesiony dla placówki, która nie posiada prawa do użytkowania pieczęci urzędowej.
Przechowywanie pieczęci urzędowej
Używanie i przechowywanie pieczęci jest ściśle określone odpowiednimi dokumentami. Należy się do nich stosować. Dyrektor szkoły wyznacza osobę, której powierza odpowiedzialność za pieczęcie. Przyjęcie zobowiązań jest akceptowane poprzez podpisanie przez tego pracownika zakresu swoich obowiązków służbowych. Pieczęcie urzędowe, także szkolne muszą być przechowywane w żelaznej szafie, sejfie lub specjalnej, zamykanej kasetce. Obowiązkowo pieczęć pozostaje pod opieką wyznaczonego pracownika jednostki organizacyjnej, w przypadku pieczęci urzędowej w szkole jest nią Sekretarz Szkoły. Utrata bądź zniszczenie pieczęci urzędowej musi zostać niezwłocznie zgłoszona jednostce wyższej, miejscowej policji i prokuraturze oraz Mennicy Państwowej. Uszkodzoną pieczęć urzędowa, także pieczęć szkolna musi zostać oficjalnie wycofana z użytku i należy ją niezwłocznie przekazać pocztą lub przesyłką kurierską do Mennicy Państwowej. Takie postępowania określa dokumentacja państwowa.
Kto może zamówić pieczęć urzędową szkolną?
Pieczęcie urzędowe mogą być zamawiane w Mennicy Polskiej tylko przez upoważnione instytucje prawne wymienione w Rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 7 grudnia 1955 roku w §17 pkt. 1. Z wnioskiem o wykonanie pieczęci urzędowej dla szkoły występuje przedstawiciel organu prowadzącego (wójt, burmistrz, prezydent miasta, starosta powiatowy, ministrowie). Jeżeli jest taka potrzeba, to dla jednej szkoły zamawia się więcej egzemplarzy pieczęci urzędowej. Wynika to czasami z wielkości szkoły, warunków jej rozmieszczenia lub organizacji jej pracy. O takiej potrzebie decyduje organ prowadzący szkołę. Mennica Państwowa ma obowiązek w każdym przypadku opatrywać wtórnik pieczęci kolejną numeracją rozpoznawczą.
Kolor pieczęci urzędowej w szkole
Prawo nie nakazuje jednego koloru, którym należy podbijać dokumentację szkolną określonym kolorem tuszu. Używa się najczęściej koloru czerwonego lub niebieskiego. Nie jest wskazane używanie koloru czarnego, ponieważ może to utrudniać odróżnienie kopii od oryginału.
Inne pieczęcie używane w szkołach i placówkach edukacyjnych
W szkołach i innych placówkach edukacyjnych używa się wielu rodzajów pieczątek dla określenia stanowisk osób pracujących w niej, uwierzytelniania dokumentów, nadawania dokumentacji szkolnej rangi ważności, wprowadzenia zarządzeń.
Jakich pieczątek się używa?
- Podłużna pieczęć szkoły
- Pieczęć imienna Dyrektora Szkoły, Wicedyrektora, Sekretarza, innych funkcyjnych
- Pieczęć "z upoważnienia Dyrektora"
- Pieczęć "p.o. Dyrektora" (dla osoby, której powierzono na jakiś czas pełnienie obowiązków Dyrektora szkoły)
- Pieczęć zawierająca wzór podpisu, tzw. facsimile
- Pieczęcie pomocnicze, niezbędne do usprawnienia pracy biurowej konkretnych osób, np. z treścią: "zgodność z oryginałem", "duplikat", datowniki lub numeratory do formularzy, pism i druków.
W każdej placówce powinna być prowadzona ewidencja pieczęci urzędowych i pieczątek używanych w szkole. Zwyczajowo, przed wprowadzeniem pieczęci do użytku należy pieczęć ująć w rejestrze umieszczając w nim odcisk pieczęci, nazwisko użytkownika, potwierdzenie odbioru pieczęci wraz z datą i podpisem osoby przyjmującej pieczęć, uwagi (np. powód wycofania pieczęci). Pieczątki są ważnym narzędziem w codzienności szkolnej. Używane najczęściej w sekretariacie czy gabinetach dyrekcji, ale nie tylko. Każdego dnia w szkole podbija się pieczątkami wiele różnorodnych dokumentów. O wszystkie pieczęcie trzeba dbać, powinny być zewidencjonowane i przechowywane w określonym miejscu. Najwyższą wartość jednak ma pieczęć urzędowa szkolna.
