Masz organizację? Zobacz dlaczego powinieneś zamówić praktyczną pieczątkę i co musi się na niej znaleźć
Posiadanie pieczątki firmowej czy innego rodzaju stempla nie jest w Polsce w większości przypadków zobligowane (poza wybranymi zawodami). Nie oznacza to jednak, że praktyczna pieczątka nie ma wielu zalet, które nie kończą się wyłącznie na usprawnianiu pracy czy poprawieniu wierzytelności. Dowiedzcie się dlaczego powinniście rozważyć zamówienie pieczątki organizacji pozarządowej i co powinno się na niej znaleźć.
Organizacja pozarządowa, czyli działalność na rzecz wybranego interesu
Organizacja pozarządowa to działalność na rzecz wybranego interesu, która nie ma na celu osiągnięcia zysków. Grupuje ona osoby fizyczne bądź prawne, które powstają na podstawie umowy cywilno-prawnej i działają w oparciu o prawo krajowe siedziby organizacji. Są one często nazywane trzecim sektorem, który działa w interesie publicznym. Do nich zaliczają się również stowarzyszenia, fundacje czy nawet wolontariat.
Rodzaje organizacji pozarządowych:
- samopomocy,
- opiekuńcze,
- przedstawicielskie,
- mniejszości,
- ad-hoc,
- hobbystyczno-rekreacyjne,
- zadaniowe,
- „tradycyjne”.
Do najpopularniejszych organizacji pozarządowych w Polsce należą Polska Akcja Humanitarna, Polski Czerwony Krzyż czy Stowarzyszenie Rotary Club bądź Wielka Orkiestra Świątecznej Pomocy.
Umowy w organizacji pozarządowej i znaczenie pieczątki
Formy umowy w organizacji pozarządowej mogą być dowolne, jednak zawsze są porozumieniem między stronami, do którego dochodzi na określonych warunkach. Najbezpieczniejszą formą jest zawsze umowa na piśmie, która dla zachowania ważności musi być opatrzona własnoręcznym czytelnym podpisem osoby reprezentatywnej. Bardzo praktycznym rozwiązaniem jest podbicie dokumentu pieczątką organizacji, która powinna się znaleźć na wszystkich egzemplarzach.
Osoba upoważniona do zatwierdzania umów za pomocą podpisów czy pieczątek firmowych, jest określona zawsze w statucie. Według polskiego Kodeksu cywilnego tego rodzaju zobowiązania mogą być podpisane przez:
- osobę fizyczną, która skończyła 18 lat i posiada pełną zdolność do czynności cywilno-prawnych,
- osobę fizyczną w wieku 13-18 lat, jednak wymagane jest dodatkowe potwierdzenie opiekuna prawnego,
- osobę prawną (np. organizacja – stowarzyszenie, fundacja) reprezentowaną przez uprawniony organ np. zarząd czy pełnomocnika.
By przyspieszyć pracę organizacji pozarządowej i uporządkować dokumenty księgowe, warto posługiwać się pieczątkami, które muszą znaleźć się np. na otrzymanych fakturach czy dokumentach wewnętrznych. Dobrym rozwiązaniem jest nawet zamówienie kilku stempli, które będą stosowane w zależności od realizowanych projektów. Warto pamiętać również o tym, że dowody księgowe w organizacji są opatrywane dekretem, czyli tym, jak dana operacja powinna być ujęta w księgach. Dekrety umieszcza się w formie specjalnej pieczątki organizacji, zapisu bądź załącza wydruk.
Co powinno znaleźć się na pieczątce organizacji
Prawo nie wskazuje danych, które powinny się znaleźć na pieczątce organizacji pozarządowej, ale wynika to z praktycznego aspektu. Najczęściej korzysta się z pieczątki imiennej oraz firmowej (organizacji), które powinny zawierać:
Imienna:
- nazwa organizacji,
- imię i nazwisko członka,
- pełnione funkcje.
Ogólna:
- nazwa organizacji,
- adres siedziby,
- numer NIP,
- numer KRS bądź REGON.
Zarówno pieczątka organizacji imienna, jak i firmowa, mogą zawierać dodatkowo klauzulę OPP, telefon, adres czy nawet e-mail. Nie są to jednak jedyne możliwości stempli powszechnie używanych w tego rodzaju działalnościach. Poniżej przygotowaliśmy listę dodatkowych pieczątek wraz z treścią, które posłużą np. do celów rachunkowości.
Do dekretacji:
- Kwota Wn,
- Konto Wn,
- Kwota Ma,
- Konto Ma,
- Poz. Ks.
- DK.
Do zatwierdzenia wpłaty bądź do opisu wymaganego przez ustawę rachunkowości:
- sprawdzono pod względem merytorycznym – dzień oraz podpis,
- sprawdzono pod względem formalnym i rachunkowym – dzień oraz podpis,
- zatwierdzono do wpłaty – kwota numerycznie i słownie,
- podpis głównego księgowego i dyrektora,
Do opisu charakteru wydatków organizacji:
- dokument dotyczący kosztów,
- sfinansowany ze środków,
- w ramach projektu,
- wg umowy.
Zawartość pieczątki można również określić w statucie, jednak warto mieć na uwadze to, że wtedy każda zmiana danych będzie wiązała się jednocześnie z wprowadzeniem w nim oficjalnych zmian. By ominąć ten obowiązek, wystarczy zapis „Organizacja używa pieczątki z danymi identyfikującymi Organizacji”.
Dowiedzcie się również co zrobić w razie zagubienia, zaginięcia lub kradzieży pieczątki.
Podstawowe korzyści wynikające z korzystania z pieczątek w organizacji:
- ułatwienie i przyspieszenie pracy – szczególnie wtedy, jeśli organizacja zajmuje się wieloma sprawami i prowadzi skomplikowaną księgowość,
- oszczędność czasu – część dokumentów wystarczy opatrzyć pieczątką zamiast odręcznego podpisu,
- funkcje marketingowe – pieczątka organizacji może pojawiać się na różnych dokumentach, stanowiąc jednocześnie formę reklamy, która sprawi, że jej nazwa czy cele będą łatwiej zapamiętywane,
- zachęta do kontaktu – jeśli organizacja chciałaby, by osoby zewnętrzne chętniej nawiązywały z nią kontakt, to pieczątka również może być w tym pomocna,
- poprawa wiarygodności – firmy czy organizacje posiadające pieczątkę stają się bardziej wiarygodne np. dla stron zawierających z nimi umowy czy nawet dla innych instytucji.
Zamów pieczątkę do organizacji pozarządowej
Pieczątka organizacji nie jest wymagana, ale zdecydowanie potrzebna. Często nawet warto posługiwać się kilkoma pieczątkami, które znacznie ułatwią i przyspieszą prace organizacyjne czy księgowe. Jej treść zależy zawsze od tego, co jakich celów będzie potrzebna, a osoby mogące się nimi posługiwać, powinny być określone w statucie.
Ile pieczątek funkcjonuje lub powinno w waszej organizacji?
