Negocjowanie i podpisywanie umów między kontrahentami rzadko bywa prostym zadaniem. Niestety jest to codzienność każdego przedsiębiorcy, od której trudno uciec. Jak zachować się wtedy, gdy okaże się, że kontrahent chce znacznych ustępstw, na które nie jesteśmy w stanie się zgodzić? Jak podbić pieczątką firmową umowę, która nie do końca nam odpowiada? Poznajcie techniki, które zrobią z was mistrzów negocjacji i doprowadzą każdą transakcję do skutku.
Negocjacje ze strony teoretycznej
Na samym początku warto zastanowić się nad istotą negocjacji. Czy mają one zawsze doprowadzać do tego, że umowa będzie dla nas korzystna? Czy dzięki nim rozmowy z trudnym przeciwnikiem nagle staną się przyjemne? Niestety nie. Negocjacje są dwustronnym procesem komunikowania się, dzięki któremu mamy osiągnąć porozumienie. Często określa się je również jako sposób na rozwiązanie konfliktu oraz proces wzajemnego poszukiwania optymalnego rozwiązania sprawy, który satysfakcjonuje obie strony.
Podchodząc do negocjacji ze strony teoretycznej, dzielą się one na kilka etapów nazywanych również fazami. Jedna ze szkół mówi, że najważniejsze jest przygotowanie się do negocjacji, które powinno stanowić aż 80% całego procesu. Druga szkoła stoi jednak na stanowisku, że psychologia odgrywa pierwszoplanową rolę - ważne jest to, jak zachowamy się już w trakcie rozmów.
Fazy negocjacji mające doprowadzić do porozumienia:
1. Pre-negocjacje - określamy korzyści z umowy, zbieramy informacje i opracowujemy możliwości. Ustalamy to, co chcemy osiągnąć z negocjacji i przygotowujemy się do nich psychicznie. Pre-negocjacje odbywają się zazwyczaj jeszcze przed spotkaniem z naszym kontrahentem.
2. Etap wstępny - zapoznajemy się z rozmówcą, obserwujemy jego zachowanie. Dodatkowo staramy się poznać, rozpoznać charakter, kulturę, określić jego techniki negocjacji.
3. Negocjacje właściwe - formułujemy własne interesy oraz ustalamy porozumienie z drugą stroną. Omawiamy różnice i oczekiwania. Na tym etapie możemy i powinniśmy stosować poznane techniki negocjacyjne, które pomogą w uzyskaniu większych korzyści.
4. Zakończenie negocjacji - dochodzimy do porozumienia i podpisujemy umowę.
Zanim przejdziemy do konkretnych technik negocjacyjnych, które pomogą wam podpisać z efektem pozytywnym każdą umowę w firmie, warto poznać kilka zasad. Oto najważniejsze z nich:
- jeśli ustępujemy to nie za wcześnie i nie w znacznej skali;
- nawet jeśli druga strona poczyniła ustępstwo, nie musimy go odwzajemniać;
- nie wolno potęgować ustępstw pod koniec negocjacji;
- na niedorzeczne propozycje należy reagować spokojnie, bez emocji;
- nie powinno się zdradzać emocji - szczególnie zadowolenia z ustalenia niektórych warunków;
- do negocjacji warto podchodzić z wysokimi oczekiwaniami;
- nie powinno zgadzać się na pierwszą przedstawioną propozycję.
W literaturze rozróżnia się również kilka styli negocjacji, które wynikają z różnic kulturowych czy nawet sposobu postrzegania czasu. Jeśli na początku rozmowy rozpoznamy kulturę drugiej strony, możemy się do niej łatwiej dostosować, by szybciej dojść do porozumienia.
- Kultura propartnerska - nastawienie na dobry kontakt z ludźmi, unikanie konfrontacji, pierwszy kontakt jest nawiązywany pośrednio.
- Kultura protransakcyjna - nastawienie na szybkie zawarcie transakcji, pierwszy kontakt nawiązywany bezpośrednio.
- Kultura ceremonialna - nastawienie na ceremonialność, która ma być sposobem na pokazanie szacunku; negocjacjom towarzyszą liczne rytuały.
- Kultura nieceremonialna - brak szacunku do partnera negocjacji, mało rytuałów, zwracanie się do partnera negocjacji bezpośrednio.
- Kultura polichroniczna - nastawienie na dobre stosunki międzyludzkie; niekiedy pojawia się niepunktualność, wszystkie terminy są traktowane elastycznie, spotkania mogą być przerywane.
- Kultura monochroniczna - nastawienie na punktualność i terminy, które są traktowane bardzo poważnie.
- Kultura powściągliwa - dystans, który jest odczuwalny poprzez cichszą mowę, stonowaną gestykulację i mimikę oraz unikanie patrzenia w oczy.
- Kultura ekspresyjna - gestykulacja, patrzenie w oczy czy głośne mówienie jest normą, nastawienie na brak dystansu między negocjatorami.
Negocjacje można również podzielić na miękkie oraz twarde. Różnią się one tym, że w pierwszym przypadku zależy nam na pozytywnych relacjach z kontrahentem, którego dobro stawiamy wyżej niż własne, stając się uległymi. Styl twardy jest przeciwieństwem miękkiego i charakteryzuje się rzeczowym przedstawieniem tematu oraz dążeniem do realizacji własnych celów. Istnieje również rzadziej wymieniany styl rzeczowy, który jest ich kombinacją.
13 Najpopularniejszych technik negocjacyjnych
Zanim zaczniemy uczyć się technik negocjacji weźmy pod uwagę fakt, że wiele osób również może je znać. Z tego powodu w czasie negocjowania i podpisywania umów należy uważać, by druga strona nie zorientowała się w naszych działaniach. Znajomość technik to nie wszystko - należy je poprawnie stosować i umiejętnie się przed nimi bronić.
Oto najpopularniejsze z nich, które pomogą doprowadzić każdą umowę firmową do skutku:
1. Dobry - zły policjant
Tą technikę można stosować jeśli przy prowadzeniu negocjacji uczestniczą min. 2 osoby z jednej strony. Jedna z nich odgrywa rolę złego policjanta czyli jest nieprzyjemna, zdenerwowana, trudna w komunikacji. Druga osoba jest jej przeciwieństwem - okazuje łagodność, wyrozumiałość i odgrywa rolę sojusznika. Metoda działa najlepiej w czasie rozmowy z niedoświadczonym kontrahentem.
2. Ograniczone kompetencje
Technikę tę można stosować wtedy, jeśli w negocjacjach nie bierze udziału szef firmy lub inna wysoko postawiona osoba. Inną możliwością jest wspomnienie o zwierzchniku, który w rzeczywistości nie istnieje. W czasie pojawienia się problemu lub propozycji, która nam nie odpowiada mówimy, że nie posiadamy odpowiednich kompetencji do podjęcia decyzji.
3. Pusty portfel
Pusty portfel polega na poinformowaniu kontrahenta o tym, że jego oferta jest dla nas atrakcyjna, ale nie dysponujemy odpowiednim budżetem na skorzystanie z niej. Jeśli kontrahentowi zależy na zawarciu umowy, pójdzie na ustępstwa.
4. Dokręcenie śruby
Pozornie nie angażujemy się w proces negocjacyjny, by sugerować przez cały czas kontrahentowi, że jego oferta nie jest dla nas najlepszym rozwiązaniem. W ten sposób wymuszamy proponowanie coraz lepszych warunków.
5. Skubanie
Tą technikę stosujemy na samym końcu negocjacji, gdy umowa jest już praktycznie podpisana. Jeśli dobiliśmy targu, możemy przedstawić nowe, ale stosunkowe niewielkie warunki, na których nam zależy. Ta technika sprawdza się wtedy, gdy kontrahent jest zmęczony długimi negocjacjami i zaproponowane zmiany nie są dla niego znaczące.
6. Salami
By uzyskać w czasie podpisywania umowy to, na czym nam zależy, nie odkrywamy od razu wszystkich kart. Tak jak sama nazwa sugeruje, przedstawiamy żądania czy sugestie strategią drobnych kroków, jakby tnąc cienkie plasterki salami. Możemy również zadziałać w drugą stronę. Jeśli kontrahent przedstawi ofertę nie do przyjęcia (np. z powodu ceny), możemy sprawdzić jej składowe i znaleźć miejsce na ustępstwa.
7. Front rosyjski
W czasie negocjacji przedstawiamy kontrahentowi dwie propozycje, jednak żadna z nich nie jest dla niego idealna. Dajemy mu jednak prawo wyboru tej, która jest w jego odczuciu bardziej korzystna. Tą technikę można inaczej nazwać wyborem mniejszego zła.
8. Zdechła ryba
By wygrać negocjacje przedstawiamy kontrahentowi żądania, na których nam tak naprawdę nie zależy. Musimy walczyć o nie przez dłuższy czas, a następnie iść na pozorne ustępstwo i z nich zrezygnować. Wtedy kontrahent powinien również iść na ustępstwo ze swojej strony sądząc, że tak należy postąpić.
9. Wilk w owczej skórze
Technika negocjacyjna, którą mogą wykorzystać osoby o zdolnościach aktorskich. Polega ona na tym, że zachowujemy się tak, by kontrahent uznał nas za słabszą stronę, która jest nieco roztargniona, niegroźna i właściwie pójdzie na wszystkie ustępstwa. W ten sposób mamy wprowadzić go w błąd, uśpić jego czujność i jednocześnie wyciągnąć jak największą ilość informacji, które później wykorzystamy na swoją korzyść.
10. Optyk z Brooklynu
By uzyskać jak najlepsze warunki umowy, negocjujemy, przedstawiając stopniowo naszą ofertę czy oczekiwania. Nie podajemy od razu wszystkich warunków czy cen, ale stopniujemy je. Technika polega na sprawdzaniu minimalnych i maksymalnych granic kontrahenta, dlatego należy być bardzo uważnym, by nie przesadzić i nie zamknąć sobie drogi do dalszych negocjacji.
11. Pozorne ustępstwo (raj utracony)
Technika polega na składaniu obietnic bez pokrycia, które mogą, ale nie muszą być dotrzymane. Są one z pewnością odległe w czasie i nieudokumentowane żadnymi umowami.
12. Zmiana biegów
Trudna technika, którą powinny stosować doświadczone osoby. W czasie negocjacji stawiamy na ciągłą zmianę - przeskakujemy z tematu na temat, by zmylić kontrahenta, nie dochodząc do żadnych ustaleń. Dodatkowo możemy dodać presję czasową czy nawet zmianę postawy z otwartej na zamkniętą itd. Technika ma na celu zmylenie kontrahenta, który nie rozumie problemu i nie może poprawnie odczytać naszych intencji.
13. Teraz albo nigdy (presja czasowa)
Technika jest oparta na presji czasowej. Uzależniamy nasze negocjacji od podpisania umowy w określonym terminie lub wykonania innych czynności w ograniczonym czasie. Druga strona jeśli chce dojść do porozumienia ulega naciskowi i zgadza się na ustępstwa bez dokładnej analizy sytuacji.
Trudny partner w negocjacjach
Negocjowanie i podpisywanie umów jest trudnym zadaniem, które wymaga znajomości wielu technik, swojego kontrahenta oraz co najważniejsze siebie. Jeśli chcemy dobrze wypaść i uzyskać jak najwięcej ustępstw, musimy się odpowiednio przygotować i nie liczyć na łut szczęścia. W końcu gotowa umowa, którą podbijemy pieczątką firmową będzie dowodem na to, że zawsze warto próbować negocjacji.
