W szkołach, urzędach i firmach wykorzystuje się tzw. dziennik podawczy. Na pewno o nim słyszałeś! Dawniej, dostarczając dokument - pismo, prośbę, zapytanie na przykład do urzędu miasta czy gminy szło się do okienka, gdzie urzędowała najczęściej pani obsługująca pisma wychodzące i przychodzące. To ona potwierdziła przyjęcie pisma czy różnych dokumentów i nadawała bieg sprawom. Obecnie informatycy wdrażają w wielu jednostkach elektroniczne systemy związane z dziennikiem podawczym. Do czego służy dziennik podawczy i czy jest ważny? Co się zmieniło przez lata i jaką rolę w tym urzędowym świecie pełni pieczątka? Dzisiaj mała garść informacji o funkcjonowaniu dziennika podawczego i o roli pieczątki w tym urzędowym świecie!
źródło: Pixabay
Co to jest i do czego służy dziennik podawczy?
Dziennik podawczy kojarzy się najczęściej z miejscem, do którego dostarczamy ważne pisma i dokumenty, ale de facto jest to specjalna kancelaryjna księga służąca do rejestrowania pism wpływających i wychodzących z urzędu czy instytucji.
Przynosząc pismo na dziennik podawczy nadawany jest mu specjalny numer. Podobnie ma się rzecz w przypadku nowoczesnego elektronicznego dziennika podawczego. Nadanie numeru ułatwia wprowadzenie pisma czy dokumentu w układzie chronologiczno-numerycznym, co bardzo ułatwia zarządzanie dokumentacją przychodzącą i wychodzącą z firmy lub urzędu. W szkole, ale i innych jednostkach jest to bardzo pomocne w przypadku kontroli. Dziennik podawczy jest pomocny w prowadzeniu ewidencji całej, bardzo obszernej dokumentacji. Każdy dziennik działa na określonych zasadach, jednak najważniejszą jego cechą jest funkcjonowanie w ujęciu chronologicznym - według daty wpływu czy wysłania. Kierownicy jednostek czy prezesi wdrażają zarządzeniem zasady funkcjonowania obiegu dokumentów w jednostce czy firmie. Wiele obowiązujących wytycznych jest zebrana w Kodeksie Postępowania Administracyjnego (instytucje) oraz w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów dot. instrukcji kancelaryjnej, a także w ustawie o doręczeniach elektronicznych czy o ustawie o świadczeniu usług drogą elektroniczną. Dziennik podawczy jako oddzielne miejsce, dogodne dla petenta w większych instytucjach jest urządzane jako odrębne biuro na mapie instytucji. Pisma wychodzące i przychodzące są pieczętowane specjalnymi datownikami, pieczątkami tabelarycznymi z dodatkowymi oznaczeniami lub pieczątkami typu: "pismo wyszło", "pismo przyszło". W sekretariatach, do których trafiają niezbędne w funkcjonowaniu firm czy instytucji dokumenty, pisma obijane są przez pracownika upoważnionego do tego i przechowywane są w specjalnych segregatorach. Często pisma wychodzące kseruje się i przechowuje. Inaczej jest w nowoczesnych bazach danych, jakie coraz powszechniej dostępne są przez internet dla klientów czy petentów.
źródło: Pixabay
E-dzienniki podawcze
Wiele firm informatycznych oferuje specjalnie napisane programy do obiegu dokumentacji, spersonalizowane pod konkretny profil danej firmy czy instytucji. W opisach takich elektronicznych usług wykorzystuje się nazwy "dziennik korespondencji". Pakiety elektroniczne są odpowiednikami całej "instytucji" dziennika podawczego i reklamowane są jako:
E-dzienniki podawcze oferują wiele świetnych i nowoczesnych rozwiązań i funkcjonalności ułatwiających organizację pracy biura, firmy i sekretariatu. Wiadomo, że e-dziennik podawczy nie działa w próżni i muszą być w firmie czy jednostce osoby nadzorujące go, zajmujące się wydrukami i ostemplowaniem niezbędnych pism, dokumentów, faktur, załączników. Działalność firm, urzędów, szkół, instytucji jest wciąż w naszym kraju obwarowana licznymi rozporządzeniami i wskazówkami związanymi z tradycyjnie przechowywanymi czy pokazywanymi do wglądu dokumentami papierowymi, które muszą być podbite pieczęciami firmowymi, by nadać im wiarygodność.
źródło: Pixabay
Dostarczanie pism i dokumentów na dziennik podawczy W przypadku dziennika tradycyjnego, gdzie ktoś zarządza całą dokumentacją jest to proste:
W przypadku e-dziennika elektronicznego rozwiązania są różne - w zależności od tego, czy pismo kierujesz jako petent do urzędu, szkoły, instytucji, firmy. Zwykle na stronie internetowej znajdują się dokładne wytyczne. Na przykład takie, że:
źródło: Pixabay
Pieczątka a dziennik podawczy
Prace związane z obiegiem dokumentacji są właściwie niezbędnymi do dobrej i sprawnej organizacji jednostki, czy jest nią instytucja publiczna, czy firma prywatna. Tak zwane czynności kancelaryjne są ważnym elementem pracy biura. Do codziennej pracy w sekretariacie czy innym miejscu związanym z obiegiem dokumentacji potrzebnych jest szereg niezbędnych pieczątek, często nazywanych właśnie kancelaryjnymi (pieczątka wpływu/wyjścia, pieczątka odpis/oryginał, pieczęć "odebrano", "za zgodność z oryginałem", pieczęcie urzędowe, datowniki, pieczęcie tabelaryczne z niezbędnymi opisami). Pieczęcie te powinny być trwałe i mieć gwarancję dobrych, wyraźnych odbić. Powinny również być funkcjonalne pod względem ergonomicznym.
źródło: Pixabay
Dziennik podawczy - serce firmy
Dziennik podawczy jest ważnym miejscem każdej instytucji, biura, szkoły, firmy. Osoby tam pracujące muszą być dobrze zorganizowane, skrupulatne i pilnować porządku. Powinno je cechować również opanowanie w sytuacjach stresowych, dobra pamięć oraz umiejętność dobrej komunikacji z osobami przychodzącymi do firmy, biura, instytucji, szkoły. Funkcjonowanie e-dzienników podawczych wiąże się również z czuwaniem nad całą dokumentacją człowieka. Nie wszystko załatwi za nas maszyna, aplikacja, program. Chociażby najlepiej dopasowany do profilu działalności firmy czy instytucji. Polecamy nasze artykuły o postępowaniu administracyjnym i pieczątkach, które dostępne jest TUTAJ oraz o wiarygodności dokumentów - kliknij TUTAJ!
źródło: Pixabay
Warto rozważyć wdrożenie w swojej firmie e-dziennnika podawczego w postaci programu komputerowego, gdyż jest to narzędzie nowoczesne, wygodne, proste w obsłudze, usprawniające pracę, ekologiczne, powodujące, że obieg dokumentacji jest dobrze zorganizowany, dynamiczny, płynny. Dzięki takim systemom mamy gwarancję rzetelnej pracy jednostki czy firmy (nic wam nie umknie) i szybkiego dostępu do potrzebnych danych! System jest bardzo transparentny - wiadomo kto za co odpowiada, do kogo trafiają dokumenty, pisma, załączniki, ile czasu jest na odpowiedź czy załatwienie danej sprawy, a często zamknięcie danej sprawy jest raportowane. A ważne pieczątki polecamy zamówić TUTAJ!
