Nad odpowiedzią na pytanie postawione w tytule zastanawia się wielu przedsiębiorców, którzy stawiają pierwsze kroki w biznesie. Statystki jednak jasno dowodzą, że coraz więcej osób skłania się ku księgowości internetowej jako rozwiązaniu nowoczesnemu, które zapewnia szybkość i wygodę działania. Na czym polega księgowość internetowa? Dla kogo jej prowadzenie jest dobrym rozwiązaniem? Dowiecie się czytając poniższy artykuł.
Dwa podstawowe rodzaje księgowości online
Mówiąc o księgowości prowadzonej w sieci mamy na myśli dwie opcje: samodzielne działania w aplikacji online oraz pełną obsługę prowadzoną przez wykwalifikowanych księgowych, w której mamy przez cały czas dostęp do aplikacji.
Pierwsze z powyżej wymienionych opcji jest rozwiązaniem skierowanym przede wszystkim do osób, które charakteryzują się czterema ważnymi cechami:
- są samodzielne
- znają się na przepisach podatkowych
- są przygotowane na śledzenie zmian w prawie
- dysponują wolnym czasem
W tym wypadku przedsiębiorcy muszą sami wystawiać faktury w aplikacji, generować KPiR, deklaracje podatkowe składane w urzędach i dokonywać wielu innych czynności, w zależności od rodzaju działalności. Prowadzenie takiej księgowości wymaga więc dużej elastyczności.
Druga możliwość to natomiast rozwiązanie wygodniejsze, skierowane do osób, które chcą w swoich działaniach skorzystać z usług profesjonalnych księgowych. Łączy ono zalety księgowości online i offline. Przedsiębiorca ma dostęp do aplikacji i wgląd do wszystkich danych, ale nie jest obciążony odpowiedzialnością za jej obsługę. Tym właśnie zajmują się księgowi działający online. Jest to dobre rozwiązanie, ponieważ w takim wypadku przedsiębiorca jest zwolniony z konieczności przygotowywania dokumentów. W jego imieniu księgowi występują również przed urzędami czy ZUS-em.
Dlaczego warto się zdecydować na księgowość internetową
Za tym, że warto przejść na model księgowości internetowej przemawia szereg argumentów. Poniżej prezentujemy te najważniejsze.
Wygoda dzięki licznym uproszczeniom
Kiedy prowadzisz księgowość internetową nie musisz podczas tworzenia każdego, nowego dokumentu powielać danych swoich czy kontrahentów, ponieważ są one zapisane. System sam wykonuje szereg prozaicznych czynności takich jak numeracja dokumentów, księgowanie w ewidencjach i wiele innych. Korzystając z systemu przedsiębiorca otrzymuje gotowe do wydruku dokumenty takie jak PIT-5, VAT-7, ZUS DRA. Takich deklaracji często nie trzeba nawet drukować, ponieważ liczne serwisy księgowe udostępniają podpisy elektroniczne, aby móc od razu wysłać przez Internet deklaracje swoich klientów.
Nielimitowany dostęp do usług serwisu
Aby skorzystać z możliwości jakie daje serwis wystarczy, po wcześniejszej rejestracji i akceptacji regulaminu, po prostu się do niego zalogować. Dostęp do aplikacji masz z każdego komputera przez 24 godziny na dobę. Nie zaprzątasz sobie głowy instalacją, nie musisz sprawdzać wymagań programowych czy sprzętowych. Możesz mieć na komputerze dowolny system operacyjny, dowolną przeglądarkę.
Bezpieczeństwo przechowywanych informacji
Wszystkie dane, które znajdują się w systemie są archiwizowane na bieżąco, dlatego też nie ma ryzyka ich utraty czy całkowitego zniszczenia w czasie awarii. Jeśli pojawią się problemy systemowe to jedyna czynność, którą będziesz musiał wykonać to na nowo wydrukować dokumenty. Archiwizacji danych, w przypadku księgowości online dokonuje administracja serwisów, bynajmniej nic nie stoi na przeszkodzie, by regularnie zapisywać swoje dokumenty w postaci elektronicznej na własnych nośnikach danych i dzięki temu dodatkowo ochronić się przed ich utratą.
Niższe koszty
Wiele osób woli zlecić prowadzenie księgowości internetowej, żeby po prostu pozbyć się problemów. Spójrzmy jednak chłodnym okiem na kwoty o jakich mówimy. Zatrudnienie księgowej to koszty związane z wypłatą pensji i innych świadczeń. Zwrócenie się do biura to koszt minimum 150-200 zł w przypadku kilkunastu dokumentów do nawet 1000 zł i więcej w przypadku kilkuset. Jeśli chcemy mieć dostęp do serwisu księgowego online wystarczy nam kilkadziesiąt złotych miesięcznie. Takie rozwiązanie jest bardzo funkcjonalne biorąc pod uwagę fakt, że prawie 90% czynności związanych z fakturami to tak naprawdę zabawa polegająca na przenoszeniu danych. Nie ma więc powodu, by komuś za to płacić.
Szeroki wachlarz możliwości
Programy służące do prowadzenia księgowości są narzędziami zaawansowanymi i ciągle udoskonalanymi. W zależności od tego, na usługi jakiej firmy się zdecydujesz masz możliwość wystawiania faktur, rejestracji przychodów i kosztów, generowania dokumentów do wydruku, takich jak VAT-7, PIT-5, PIT-11, PIT-4, ZUS DRA, obliczania zobowiązań podatkowych, składek ubezpieczenia, ale nie tylko. Obok podstawowych funkcji, oferowanych jest coraz częściej szereg innych, bardziej zaawansowanych opcji jak np. specjalne, nowoczesne programy fakturujące czy możliwość dodatkowego skorzystania z porad ekspertów. Dla przedsiębiorców jest to rozwiązanie wygodne, ponieważ w jednym miejscu mogą skorzystać z całego szeregu różnych, ale uzupełniających się usług.
Dla kogo jest to dobre rozwiązanie
Księgowość prowadzona online to trafny wybór, z którego powinni skorzystać przede wszystkim przedsiębiorcy prowadzący księgowość w postaci ksiąg Przychodów oraz Rozchodów. Serwisy takie sprawdzą się także bardzo dobrze w stosunku do osób, które prowadzą jednoosobową działalność gospodarczą, a którzy są czynnymi podatnikami Vat. Z usługi mogą z powodzeniem korzystać też małe i mikroprzedsiębiorstwa. Szczególnie w stosunku do przedsiębiorstw, w których przychód opiera się na dużej ilości dokumentów wystawianych na niewielkie kwoty jest to opcja korzystna, ponieważ biura rachunkowe zazwyczaj naliczają kwoty w zależności od ilości dokumentów, które mają do przygotowania.
Czy biura stacjonarne czeka zagłada?
Bez wątpienia wirtualne biura księgowe posiadają wiele atutów. Oferują usługi szybkie, mniej kosztowne i łatwo dostępne. Jest to więc trafny wybór dla całej rzeszy przedsiębiorców. Mimo to tradycyjne biura księgowe nie znikną z rynku. Wciąż były i będą osoby, które skłonią się bardziej ku księgowości prowadzonej w sposób tradycyjny. W przypadku dużych firm, oczekujących nieszablonowych rozwiązań działanie prostych programów do księgowości online może okazać się niewystarczające. Rozwój firmy, zatrudnianie kolejnych pracowników może skłonić przedsiębiorcę do przekazania dokumentacji tradycyjnemu biurowi rachunkowemu. Ma to sens, zwłaszcza, że nie wszystkie firmy, które oferują programy online biorą na siebie odpowiedzialność za popełnione w toku działań błędy. W przypadku biura tradycyjnego otrzymujemy gwarancję, że osoba prowadząca księgowość posiada licencję Ministra Finansów, która stanowi formalne potwierdzenie kwalifikacji i ubezpieczenie działalności biura rachunkowego. Dzięki temu w razie nieprawidłowości można się do nich zgłosić po odszkodowanie.
