Pieczątka jest znakiem rozpoznawczym osoby fizycznej lub prawnej, wyciskanym za pomocą tzw. stempla. Stanowi świadectwo wiarygodności i nadaje moc prawną dokumentom i pismom. Polskie prawo nie nakłada obowiązku posiadania pieczątki przez firmy, określa tylko warunki posiadania jej i używania przez organy państwowe. Należy od razu rozróżnić pieczątkę firmową od imiennej, która będzie przydatna tylko podczas identyfikowania pracownika lub osoby. Czy posiadanie pieczątki daje nam jakieś wymierne korzyści, czy powinniśmy rozważyć opcję jej posiadania?
Pieczątka firmowa to:
Oszczędność czasu
W praktyce, posiadanie pieczątki zaoszczędzi nam dużo czasu, ponieważ nie będziemy musieli wypełniać wszystkich dokumentów odręcznym podpisem - wystarczy przybić stempel. Wszystkie wychodzące z firmy pisma i dokumenty muszą posiadać podpis - można go właśnie zastąpić przybiciem w odpowiednim miejscu firmowej pieczątki. Dlatego posiadanie pieczątki jest często wygodne w kontakcie z naszymi kontrahentami czy klientami, a nawet niezbędne w kontaktach z ZUS-em czy bankami.
Wiarygodność firmy
Po drugie pieczątka podnosi wiarygodność firmy. Jeśli posiadamy pieczątkę, jesteśmy odbierani jako firma rzetelna i godna zaufania, a nie firma "duch", która zniknie w ciągu kilku najbliższych lat z rynku. O uwiarygodnienie mogą również poprosić nas duże instytucje takie jak banki czy skoki, zwłaszcza jeśli nasza firma nie istnieje na rynku od wielu lat.
Reklama
Niewiele osób zdaje sobie sprawę, że pieczątka może być również rodzajem reklamy. Pieczątki przybijamy na wielu dokumentach, zaczynając od faktur poprzez przelewy bankowe, korespondencję firmową, a kończąc na wszystkich istotnych dokumentach wydawanych przez firmę. Potencjalny klient może zobaczyć naszą pieczątkę w różnych miejscach, zapisując sobie w pamięci nasze dane, które w późniejszym czasie wykorzysta do kontaktu z nami. Dlatego warto umieścić na niej również takie rzeczy jak logo czy adres e-mail.
Łatwość kontaktu
Poza samą reklamą, na każdej pieczątce znajdują się w końcu dane naszej firmy, które dla potencjalnych klientów stanowią źródło naszych danych kontaktowych. Pieczątka jest bardziej widoczna niż wydrukowany tekst, poza tym jeśli tylko podpisujemy dokument, nasz numer telefonu czy adres siedziby firmy nie jest nigdzie umieszczany.
Ułatwienie pracy
Firmowe pieczątki z całą pewnością ułatwiają pracę. Składanie podpisów naprawdę zabiera sporo czasu, jeśli zajmujemy się poza tą czynnością czymś innym, przybijanie pieczątki firmowej ułatwi nam pracę i oszczędzi bólu dłoni.
Zawartość pieczątki
Jeśli doszliśmy do wniosku, że pieczątka jest nam potrzebna, musimy zastanowić się, co powinno się na niej znajdować. Niestety nie istnieje tutaj pełna dowolność - trzeba zawrzeć najważniejsze dane naszej firmy, aby spełnić istniejące przepisy prawne.
Na pieczątce, niezależnie czy jest to Spółka Prawa Handlowego czy Osoba fizyczna prowadząca działalność, powinno znajdować się:
- pełna nazwa (spółki lub firmy); dodatkowo, jeśli jest to osoba fizyczna - imię i nazwisko przedsiębiorcy
- siedziba i adres
- NIP - Numer Identyfikacji Podatkowej
Ponadto, jeśli jest to Spółka Prawa Handlowego:
- oznaczenie sądu rejestrowego, w którym jest przechowywana dokumentacja spółki i numer spółki wpisanej do rejestru
- w przypadku spółek akcyjnych wysokość kapitału zakładowego i wpłaconego
Co może dodatkowo zawierać pieczątka:
- logo firmy
- adres e-mail i telefon
- adres strony internetowej
Podsumowując korzyści płynące z posiadania pieczęci firmowej, należy zastanowić się, czy nie warto zainwestować kilkudziesięciu złotych na jej wyrobienie. Zaoszczędzi nam ona wiele cennego czasu i ułatwi pracę, gdy przez nasze biurko będzie się przewijać wiele firmowych dokumentów. Pieczątka stanowi również świetną reklamę i ułatwia naszym potencjalnym klientom kontakt z nami. Przy jej zamawianiu przemyślmy dokładnie to co chcemy, aby się na niej znajdowało - czy wystarczy nam mała pieczątka zawierająca podstawowe dane odnośnie firmy, czy chcemy stworzyć wersję rozbudowaną, zawierająca adres e-mail i numer telefonu czy adres www naszej strony internetowej.
